Chu trình quản lý
Xây dựng kế hoạch
Khái niệm về kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là một trong các chức năng cơ bản của quản lý, nhằm vạch ra những công việc (các hoạt động) sẽ thực hiện trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định.
Lập kế hoạch trả lời câu hỏi sau:
Mục tiêu cần đạt là gì?
Nên làm những việc gì, làm như thế nào để có thể đạt được mục tiêu. – Làm khi nào?
Cần các nguồn lực như thế nào? Bao nhiêu?
Ai làm?
Làm ở đâu?
Xây dựng kế hoạch là quá trình bao gồm việc nghiên cứu đề xuất kế hoạch hoạt động với mục tiêu, giải pháp và công cụ thực hiện, được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Kế hoạch đó dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính.
Mục đích của việc xây dựng kế hoạch là triển khai các chủ trương chính sách, kế hoạch dài hạn của nhà nước về y tế vào thực tiễn.
Phân loại kế hoạch
Có nhiều cách phân loại kế hoạch. Nhìn chung, kế hoạch có thể được phân loại theo các hình thức sau:
Theo thời gian
Kế hoạch dài hạn: thường được xây dựng cho 10 – 15 năm.
Kế hoạch trung hạn: thường được xây dựng cho 3 – 7 năm (phổ biến là 5 năm).
Kế hoạch ngắn hạn: dưới 3 năm, thường là 1 năm.
Theo cấp độ
Kế hoạch vĩ mô: là kế hoạch định cho thời kỳ dài, mang tính chiến lược cao.
Ví dụ: Quyết định 153/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống y tế Việt Nam giai đoạn đến 2010 và tầm nhìn đến 2010.
Kế hoạch vi mô: là kế hoạch mang tính chiến thuật, dùng để triển khai kế hoạch vĩ mô, chiến lược, giải pháp thường do các nhà quản lý của các đơn vị xây dựng.
Ví dụ: Kế hoạch đào tạo cán bộ y tế tại Trung tâm y tế huyện A.
Theo phương pháp xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch từ trên xuống (top down). Đây là quá trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch hoạt động của cơ sở, hiện thực hoá các chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động vĩ mô của nhà nước trong lĩnh vực y tế thông qua các hoạt động cụ thể tại cơ sở ( thường được đảm bảo bằng các nguồn lực của nhà nước ). Quá trình hiện thực hoá này có thể được thể hiện qua các chỉ tiêu được phân bổ từ trên xuống, từ trung ương xuống tỉnh, tỉnh xuống huyện, huyện xuống xã. Dựa trên các chỉ tiêu được phân bổ, các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các chỉ tiêu đó. Như vậy, phương pháp này không dựa trên nhu cầu thực tế của địa phương nên tính hiệu quả thường không cao.
Xây dựng kế hoạch từ dưới lên ( bottom up ). Đây là quá trình xây dựng kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế tại cơ sở, được xây dựng không chỉ những nhà lãnh đạo mà còn có sự tham gia của cả cộng đồng. Phương pháp này có ưu điểm là xác định được các vấn đề một cách cụ thể, thiết thực, ngoài ra còn trao trách nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho tuyến dưới, cấp dưới, huy động được nguồn lực và sáng kiến của cán bộ và nhân dân. Ví dụ xây dựng kế hoạch của các chương trình, dự án …
Những phân loại trên đây chỉ có ý nghĩa tương đối, tuỳ theo nhu cầu, quan điểm mà có cách phân loại khác nhau và có phương pháp xây dựng phù hợp với điều kiện và nguồn lực của đơn vị, địa phương mình.
Các bước lập kế hoạch
Thu thập thông tin
Phân tích thực trạng, xác định vấn đề
Xác định mục tiêu
Lựa chọn giải pháp
Xây dựng kế hoạch hoạt động.
Thu thập thông tin
Khái niệm về thông tin y tế
Thông tin y tế là những tin tức về các yếu tố liên quan đến sức khoẻ con người và cộng đồng. Đồng thời thông tin y tế có thể mô tả các lĩnh vực ngoài ngành y tế liên quan đến y tế.
Thu thập thông tin có vai trò quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch; Để đánh giá được thực trạng, chúng ta cần phải xác định rõ những thông tin cần thu thập, thu thập từ nguồn nào, bằng phương pháp nào.
Ví dụ: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề “Chuẩn Quốc gia về y tế xã”, các thông tin liên quan gồm có:
Hiện nay, trên địa bàn huyện có bao nhiêu xã đã đạt “Chuẩn Quốc gia về y tế xã”.
Lý do các xã chưa đạt chuẩn
Nguồn thu thập thông tin
Có thể thu thập thông tin từ các nguồn sau:
Các nguồn sẵn có
Đó là thông tin thu được qua sổ sách, báo cáo thống kê, tin tức trên các phương tiện thông tin đại chúng … Đó là các thông tin chính thức, đã được công bố.
Ví dụ:
Báo cáo của trạm y tế, của chính quyền xã, trung tâm y tế huyện, bệnh viện huyện, phòng y tế huyện …
Sổ sách, báo cáo của các chương trình, dự án y tế …
Các văn bản, tài liệu của cấp trên
Tuy nhiên, thông tin, tài liệu sẵn có có thể không cung cấp đầy đủ, chi tiết, toàn diện một số vấn đề cụ thể mà ta cần, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc và phối hợp với các số liệu từ các nguồn khác.
Quan sát, tiếp xúc tại cộng đồng
Có thể thu nhận thông tin qua việc quan sát trực tiếp tình hình cộng đồng và các hoạt động chăm sóc sức khoẻ tại cộng đồng cũng như tại đơn vị y tế của địa phương. Trong những trường hợp cần thiết, có thể tổ chức các buổi tiếp xúc với những đối tượng khác nhau như lãnh đạo chính quyền địa phương, các ban ngành, hội phụ nữ hay cán bộ y tế. Kết quả quan sát, tiếp xúc có thể giúp cán bộ y tế huyện có những nhận xét hoặc phát hiện về các thông tin liên quan đến vấn đề y tế ở địa phương.
Điều tra, nghiên cứu
Phương pháp này đòi hỏi người thu thập thông tin phải có kinh nghiệm thiết kế nghiên cứu để đảm bảo tính khoa học của nghiên cứu. Thông tin từ nguồn này thường chính xác, có độ tin cậy, đầy đủ cho vấn đề quan tâm nghiên cứu.
Phương pháp thu thập thông tin
Trong nhiều trường hợp, chúng ta cần phối hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như xem xét số liệu thống kê, các điều tra trên quy mô nhỏ, phỏng vấn, quan sát để thu thập những thông tin cần thiết.
Phân tích thực trạng, xác định vấn đề
Phân tích, xác định vấn đề giúp chúng ta có thể:
Xác định được những nguyên nhân và tác động của vấn đề;
Phát hiện nguyên nhân nào là nguyên nhân gốc rễ để tìm giải pháp can thiệp.
Giúp cho việc xác định được ưu tiên và đầu tư có trọng điểm.
Ví dụ: Sử dụng “cây vấn đề” (problem tree) để phân tích vấn đề, tìm nguyên nhân gốc rễ.
Xác định mục tiêu
Khái niệm
Mục tiêu là điểm mà chúng ta mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định thông qua các hoạt động với các nguồn lực cho phép.
Nếu rõ ràng: triển khai kế hoạch, theo dõi, giám sát, đánh giá sẽ thuận lợi.
Nếu không rõ: lập kế hoạch không tốt, không thực thi, gây lãng phí, kém hiệu quả.
Phương pháp xác định mục tiêu
Trước hết, để xây dựng được mục tiêu đúng, phải nêu được vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể, vấn đề phải có đầy đủ các thông tin và trả lời được các câu hỏi sau:
Vấn đề gì?
Đối tượng nào?
Ở đâu?
Bao nhiêu ? – Khi nào ?
Ví dụ: Tỷ lệ đạt chuẩn quốc gia y tế xã ở huyện A năm 2007 là 30%, thấp hơn mức trung bình của tỉnh.
Vấn đề gì?: Tỷ lệ đạt chuển quốc gia y tế xã thấp
Đối tượng nào ? : Y tế xã
Ở đâu ? : huyện A
Bao nhiêu ? : 30%
Khi nào ? : năm 2010
Nêu được vấn đề rõ ràng và cụ thể là điều rất quan trọng vì nếu không nêu được vấn đề rõ ràng thì không thể đưa ra được mục tiêu rõ ràng. Điều này sẽ dẫn đến các hoạt động trong bản kế hoạch không rõ ràng, khó thực hiện.
Sau khi nêu được vấn đề rõ ràng, chúng ta xác định mục tiêu cần đạt được. Cần quan tâm lưu ý đến các thông tin thu thập được từ bước đánh giá thực trạng để tìm hiểu các thông tin có liên quan đến vấn đề. Ngoài ra, cần phải cân đối giữa điều mà chúng ta mong muốn đạt được với nguồn lực cho phép.
Ví dụ: Tăng tỷ lệ đạt chuẩn y tế xã ở huyện A lên 40% vào năm 2011.
Nhận xét: Như vậy, mục tiêu nêu trên được viết đúng, rõ ràng.
Lựa chọn giải pháp
Khái niệm
Giải pháp là cách làm để đạt được mục tiêu đề ra. Người lập kế hoạch có thể đề xuất nhiều giải pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên nếu với nguồn lực hạn chế, thì từ những giải pháp đó, chúng ta phải lựa chọn các giải pháp tối ưu để thực hiện.
Đây là một khâu quan trọng trong quá trình lập kế hoạch để giải quyết hay hạn chế nguyên nhân gốc rễ.
Tìm giải pháp
Tìm giải pháp giúp chúng ta trả lời câu hỏi: “ Chúng ta phải làm như thế nào ”
Nguyên tắc tìm giải pháp: Nguyên nhân gốc rễ nào thì giải pháp đó.
Mỗi nguyên nhân gốc rễ có thể có một hay nhiều giải pháp tương ứng để giải quyết, song ta chỉ chọn những giải pháp tối ưu.
Ví dụ:
|
Vấn đề |
Nguyên nhân gốc rễ |
Giải pháp |
|
Tỷ lệ đạt chuẩn quốc gia y tế xã ở huyện A năm 2010 là 30% , thấp hơn mức trung bình của tỉnh |
Chưa đạt chuẩn về nhân lực( chưa có cán bộ y học cổ truyền ).
|
Cử cán bộ đi học, bổ túc về y học cổ truyền. |
|
|
Cơ sở hạ tầng chưa đạt chuẩn.
|
Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ. |
|
|
Công tác truyền thông giáo dục sức khoẻ chưa đạt chuẩn |
Tăng cường cung cấp kiến thức cho cộng đồng Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về truyền thông cho cán bộ trạm y tế xã, và nhân viên y tế thôn bản . ….. |
Từ các giải pháp, chúng ta xác định các phương pháp thực hiện. Mỗi giải pháp có thể có nhiều phương pháp thực hiện.
Ví dụ:
|
Vấn đề |
Nguyên nhân gốc rễ |
Giải pháp |
Phương pháp thực hiện |
|
Tỷ lệ đạt chuẩn quốc |
Công tác truyền thông giáo dục sức khoẻ chưa đạt chuẩn
|
Cung cấp kiến thức cho cộng đồng
|
Truyền thông đại chúng (qua hệ thống loa truyền thanh xã). Tổ chức các buổi họp
|
|
Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về truyền thông cho cán bộ trạm y tế xã, và nhân viên y tế thôn bản
|
Mở các lớp tập huấn về kiến thức, kỹ năng truyền thông cho các cán bộ trạm
|
Lựa chọn giải pháp, phương pháp tối ưu
Chấm điểm hiệu quả
Chấm điểm hiệu quả của các phương pháp thông qua việc tính điểm để đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp thực hiện.
Cách tính điểm như sau:
Điểm 1: không hiệu quả
Điểm 2: hiệu quả kém
Điểm 3: hiệu quả trung bình
Điểm 4: hiệu quả khá
Điểm 5: hiệu quả tốt
Dựa vào ý kiến của các thành viên trong nhóm để chọn điểm cho các phương pháp thực hiện, có thể tính như sau:
Cách 1: Nhóm thảo luận và thống nhất điểm
Cách 2: Mỗi người trong nhóm đưa ra điểm của mình, sau đó cộng tất cả điểm của nhóm rồi chia trung bình để có điểm chung của nhóm. Cách này giúp cho việc đưa ra ý kiến chung một cách nhanh chóng.
Cách tính điểm khả thi
Dựa vào các yếu tố như thời gian, chi phí, sự chấp nhận công việc …
Phương pháp thực hiện nào có tính khả thi cao hơn thì cho điểm cao hơn. Mức độ khả thi và cách chấm điểm cũng tương tự như cách chấm điểm hiệu quả.
Tính tích số của điểm hiệu quả và điểm khả thi
Tích số của điểm hiệu quả và điểm khả thi sẽ được sử dụng làm căn cứ để lựa chọn những phương pháp thực hiện mà chúng ta thấy phù hợp.
Chọn phương pháp thực hiện
Chọn phương pháp thực hiện có số điểm cao hơn điểm mốc do nhóm quy định. Nếu có đủ nguồn lực thì có thể triển khai nhiều phương pháp thực hiện cùng một lúc để đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, nếu nguồn lực hạn chế thì nên tập trung triển khai các phương pháp tối ưu. Trình tự thực hiện có thể dựa vào tích số, điểm cao là trước, điểm thấp làm sau.
|
Vấn đề |
Nguyên
|
Giải pháp
|
Phương pháp thực hiện
|
Điểm
|
Điểm
|
Tích
|
Thực
|
|
Tỷ lệ đạt chuẩn
|
Công tác
|
(1) Cung cấp kiến thức cho cộng đồng
|
Truyền thông đại chúng (qua hệ thống loa truyền thanh xã)
|
4 |
5 |
20 |
C |
|
|
|
(2) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ
|
Tổ chức các buổi họp cộng đồng tại thôn, bản để tuyên truyền giáo dục sức
|
4 |
4 |
16 |
K |
|
Mở các lớp tập huấn về kiến thức, kỹ năng truyền thông cho các cán bộ trạm
|
50 |
4 |
20 |
C |
Ví dụ: Bảng lựa chọn giải pháp
Viết kế hoạch
Viết kế hoạch là bước cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch để cụ thể hoá các giải pháp và phương pháp thực hiện đã lựa chọn nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Dựa vào bản kế hoạch, chúng ta có thể biết được từng nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện, người thực hiện, thời gian, địa điểm thực hiện, người phối hợp, giám sát kinh phí, nguồn lực cần thiết và dự kiến kết quả.
Ngoài ra, kế hoạch còn là cơ sở để xem xét, đánh giá lại kết quả đạt được sau khi thực hiện, hoạt động nào đã thực hiện, hoạt động nào chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt, lý do tại sao, để từ đó kịp thời rút kinh nghiệm, điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu đề ra.
Nguyên tắc viết
Trước khi viết kế hoạch, cần kiểm tra lại tất cả các dữ liệu, thông tin, kết quả phân tích, các nguyên nhân gốc rễ, các mục tiêu, giải pháp và phương pháp thực hiện.
Viết kế hoạch là dựa trên mục tiêu, giải pháp và phương pháp thực hiện đã được lựa chọn. Bên cạnh đó, cần xem xét lại các nguồn lực sẵn có và sẽ huy động được.
Các bước viết kế hoạch
Liệt kê tất cả các hoạt động, công việc sẽ phải tiến hành, các phương pháp để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ. Sắp xếp các công việc theo trật tự hợp lý.
Dự kiến thời gian bắt đầu tiến hành và thời gian kết thúc cho từng hoạt động. – Phân bổ nguồn lực: Từng hoạt động, công việc cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, đúng người, đúng việc. Ngoài nhân lực, cần phải dự trù các nguồn lực khác như tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
Xác định rõ địa điểm tiến hành
Dự kiến kết quả
Ví dụ:
Mẫu 1: Kế hoạch hoạt động tổng thể
|
T T |
Tên hoạt động |
Thời gian |
Địa điểm |
Người thực hiện |
Người phối hợp |
Người giám sát |
Kinh phí |
Dự kiến kết quả |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3
4
5
Mẫu 2: Kế hoạch theo mục tiêu / giải pháp
Tên kế hoạch: ……………………………………………………………………………….
Mục tiêu:………………………………………………………………………………………
Giải pháp 1: …………………………………………………………………………………..
|
TT |
Tên hoạt
|
Thời
|
Địa
|
Người
|
Người
|
Người
|
Kinh
|
Dự kiến |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Giải pháp 2: …………………………………………………………………………………..
|
TT |
Tên hoạt
|
Thời
|
Địa
|
Người
|
Người
|
Người
|
Kinh
|
Dự kiến |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Giải pháp 3: …………………………………………………………………………………..
|
TT |
Tên hoạt
|
Thời
|
Địa
|
Người
|
Người
|
Người
|
Kinh
|
Dự kiến |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu 3: Kế hoạch theo thời gian
Các nguyên tắc trong lập kế hoạch
Tính mục tiêu
Trên cơ sở xác định đúng và rõ mục tiêu cần đạt, người quản lý ở các cấp khác nhau sẽ có khả năng lựa chọn các giải pháp, phương pháp thực hiện cũng như các điều kiện hỗ trợ một cách phù hợp và xác định vị thế ưu tiên cho từng mục tiêu ( trong những chương trình/kế hoạch có nhiều mục tiêu ). Tính mục tiêu trong lập kế hoạch giúp đảm bảo được hiệu quả hoạt động, tránh lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ sở cho theo dõi, giám sát và đánh giá.
Tính khoa học
Mọi sản phẩm của quá trình lập kế hoạch (các văn bản, kế hoạch hoạt động …) chỉ có hiệu quả nếu nó đạt đến những mức độ nhất định về căn cứ khoa học. Tính khoa học chính là yếu tố đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các kế hoạch được thảo ra.
Tính cân đối
Tính cân đối là một nguyên tắc xuyên suốt quá trình lập kế hoạch để đảm bảo kế hoạch đạt được các mục tiêu đề ra. Cân đối ở đây không chỉ cân đối giữa nhu cầu và khả năng trong lập kế hoạch mà còn là sự cân đối giữa các yếu tố, các bộ phận, các lĩnh vực và quá trình trong hệ thống tổ chức để đảm bảo thuận lợi nhất cho việc thực hiện mục tiêu đã lựa chọn.
Tính chấp nhận
Kế hoạch được lập ra phải được sự chấp nhận của không chỉ chính quyền, các cấp lãnh đạo, những người lập kế hoạch mà cả những người trực tiếp thực hiện và đối tượng can thiệp (cộng đồng). Chấp nhận ở đây bao gồm cả chấp nhận về chính trị, văn hoá, đạo đức v.v.. giúp đảm bảo các kế hoạch thảo ra là hiệu quả, khả thi và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
Triển khai thực hiện
Thực hiện các vấn đề/nội dung gì; ai thực hiện; thực hiện như thế nào; thực hiện bằng nguồn lực nào; cơ chế phối hợp; kiểm tra, giám sát.
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch, chúng ta cần tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch. Quá trình triển khai thực hiện thường có những công việc sau:
Phân công, thông báo công việc, trách nhiệm
Phân công, thông báo công việc, trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng người thực hiện, tránh trường hợp người làm thì không biết cụ thể việc mình phải làm gì. Khi đó, kế hoạch dù có được lập tốt đến đâu, nhưng khi triển khai cũng không có hiệu quả.
Điều phối, chỉ đạo hoạt động
Đây chính là việc phối hợp các hoạt động của các cá nhân, đơn vị một cách có kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động này rất quan trọng trong việc triển khai thực hiện kế hoạch, bởi vì điều phối sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện các hoạt động thông qua việc phát huy tối đa khả năng, điểm mạnh của các cá nhân, tập thể và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Để nâng cao hiệu quả việc triển khai thực hiện kế hoạch cần phải quan tâm đến các vấn đề sau:
Xây dựng các quy định và phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện kế hoạch đề ra.
Xây dựng hệ thống báo cáo, sổ sách ghi chép thống nhất, đầy đủ, chính xác.
Công việc này rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, lập kế hoạch cũng như thực hiện kế hoạch.
Là công việc quan trọng trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch.
Là cơ sở để thực hiện công tác theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả các hoạt động theo kế hoạch đề ra.
Là cơ sở để kiểm tra, đối chứng lại quá trình lập kế hoạch để đảm bảo rằng kế hoạch lập ra đã xem xét tới tất cả các điều kiện thực tế, các nguồn lực sẵn có, các khó khăn, thuận lợi có thể ảnh hưởng tới hiệu quả của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch.
Xây dựng kế hoạch thời gian một cách chi tiết, rõ ràng.
Thời gian cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới thành công hay thất bại của việc thực hiện kế hoạch. Nhiều hoạt động thực thi không đúng với kế hoạch do không có kế hoạch thời gian cụ thể và rõ ràng. Sự chậm trễ trong việc thực hiện công việc sẽ dẫn đến lãng phí các nguồn lực, đặc biệt, với những hoạt động có tính chất dây chuyền, sự chậm trễ của hoạt động này sẽ dẫn tới sự chậm trễ của các hoạt động khác.
Gắn kết chặt chẽ công tác lập kế hoạch với công tác quản lý, bởi vì công tác lập kế hoạch là một trong các chức năng, đồng thời là một công cụ của quản lý. Để đạt được mục tiêu đề ra, công tác lập kế hoạch cần phải gắn kết chặt chẽ với công tác quản lý, bao gồm công tác theo dõi, giám sát và đánh giá. Trong nhiều trường hợp, bên cạnh kế hoạch thực hiện, cần xây dựng kế hoạch theo dõi, giám sát để giúp cho công tác quản lý, phân bổ nguồn lực và có thể kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần, nhằm nâng cao hiệu quả của việc triển khai thực hiện kế hoạch.
Theo dõi, giám sát
Khái niệm
Theo dõi, giám sát là một hoạt động thường xuyên của chu trình quản lý nhằm thu thập và cung cấp các thông tin phản hồi về tiến độ, các vấn đề nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, từ đó có thể đưa ra những kiến nghị và biện pháp khắc phục. Giám sát tốt sẽ dự báo tốt, lập kế hoạch tốt và thu được hiệu quả cao.
Hình thức giám sát
Giám sát trực tiếp từ bên ngoài
Giám sát viên là người ngoài, hoặc ở tuyến trên tiếp xúc và quan sát trực tiếp người được giám sát thực hiện chuyên môn và thảo luận với họ để giải quyết các tồn tại ( nếu có )
Giám sát nội bộ
Cơ sở, đơn vị tự giám sát ( do lãnh đạo hoặc cán bộ được phân công giám sát). Phương pháp này mang tính bền vững, thường xuyên, phát huy được nội lực, giải quyết kịp thời những phát sinh trong thực tế, có hiệu quả. Bản thân cán bộ cũng có thể dựa vào bảng kiểm để tự giám sát khả năng thực hiện chuyên môn của mình.
Giám sát chuyên biệt ( chuyên sâu )
Là loại giám sát tập trung vào một chủ đề/vấn đề/lĩnh vực nào đó trong công tác chăm sóc sức khoẻ.
Giám sát lồng ghép
Là loại giám sát nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại của cơ sở từ công tác quản lý đến công tác chuyên môn và thu thập ý kiến để lập kế hoạch giải quyết.
Phương pháp giám sát
Quan sát
Là sự nhìn nhận chủ yếu bằng mắt để đánh giá được toàn cảnh hoặc từng phần hoạt động đang diễn ra, như quan sát cơ sở làm việc, trang thiết bị, cơ sở vật chất, sổ sách, báo cáo thống kê, bệnh án, hoạt động của cán bộ y tế trong lúc họ đang làm việc.
Giao tiếp
Là sự tiếp xúc giữa giám sát viên và người được giám sát, giao tiếp trong giám sát dịch vụ y tế.
Huấn luyện (cầm tay chỉ việc)
Là hình thức hỗ trợ kỹ thuật, huấn luyện kỹ năng thực hành bằng cách cùng làm việc với người được giám sát, giúp cho họ làm đúng và tốt hơn theo quy trình công việc.
Làm việc nhóm
Là cách làm việc của giám sát viên với một nhóm cán bộ y tế được giám sát để cùng thảo luận về một vấn đề nào đó được phát hiện trong quá trình giám sát và cùng nhau tìm hướng giải quyết.
Quy trình giám sát
Bước 1: Chuẩn bị giám sát
Chuẩn bị nguồn lực, chọn giám sát viên
Giám sát viên phải có kỹ năng, thành thạo về chuyên môn trong lĩnh vực giám sát; có kiến thức và kỹ năng giám sát; sắp xếp được thời gian thích hợp để đi giám sát; có khả năng lãnh đạo để tổ chức tốt cuộc giám sát và ra quyết định sau khi giám sát.
Lập kế hoạch giám sát gồm các nội dung sau:
Các vấn đề cần giám sát
Mục tiêu của đợt giám sát
Thành phần đoàn giám sát
Đơn vị/cơ sở được giám sát
Công cụ giám sát
Thời gian giám sát
Nguồn lực thực hiện giám sát
Chuẩn bị công cụ giám sát
Thu thập và nghiên cứu các tư liệu liên quan đến cơ sở được giám sát.
Xây dựng bảng kiểm ghi danh mục các nội dung, hoạt động cần giám sát.
Xây dựng lịch trình và thông báo tới các đơn vị, cá nhân liên quan để thống nhất kế hoạch giám sát.
Bước 2: Triển khai giám sát
Có nhiều công việc phải làm, tuỳ theo mục đích và phương pháp để chọn công việc thích hợp khi thực hiện giám sát. Chúng tôi xin giới thiệu một số bước cơ bản sau đây, các bước có thể được điều chỉnh linh hoạt theo thực tế khi triển khai thực hiện:
Gặp gỡ, tiếp xúc với cán bộ, cơ sở được giám sát: nói rõ mục đích và nội dung giám sát, giới thiệu và thông báo thời gian làm việc …
Sử dụng bảng kiểm để giám sát
Xem xét kế hoạch can thiệp ( nếu có )
Trao đổi, giải đáp đến các nội dung công việc liên quan
Hỏi ý kiến các bên liên quan như người cung cấp dịch vụ, người nhận dịch vụ.
Bước 3: Các công việc sau giám sát.
Sau giám sát có nhiều công việc quan trọng, nếu không thực hiện thì sẽ không phát huy được hiệu quả của công tác giám sát.
Phản hồi nhanh cho cán bộ, cơ sở được giám sát. Phản hồi nhanh ( bằng miệng ) ngay sau khi giám sát, chỉ ra các mặt tích cực và những bất cập cần khắc phục, cam kết sẽ tiếp thu các kiến nghị, đề xuất của đơn vị được giám sát và tiếp tục hỗ trợ trong thời gian tới …
Phản hồi bằng văn bản sau giám sát: các cán bộ giám sát cần phải phản hồi sớm cho đơn vị được giám sát bằng văn bản và gửi cho các bên liên quan khác. Phải hoàn thiện phiếu giám sát và báo cáo giám sát gửi cho cơ quan có thẩm quyền.
Đánh giá
Khái niệm
Đánh giá là việc thực hiện phân tích sâu các hoạt động trong kế hoạch/ chương trình theo chu kỳ. Đánh giá dựa vào các số liệu thu được thông qua các hoạt động theo dõi giám sát cũng như các thông tin thu được từ các nguồn khác ( như các nghiên cứu, phỏng vấn sâu, thảo luận nhóm, điều tra …).
Đánh giá tập trung phân tích vào các kết quả của hoạt động ( đầu ra ) trong mối quan hệ với đầu vào, so sánh kết quả đạt được với chi phí, quá trình triển khai hoạt động để đạt được thực hiện, tính tổng thể, tác động và tính bền vững của kế hoạch/chương trình/dự án đó; so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra.
Đánh giá là một trong những công cụ của quản lý để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
Phân loại
Phân loại theo thời gian thực hiện
Đánh giá ban đầu
Là việc thu thập các số liệu cần thiết để xây dựng mục tiêu của kế hoạch/chương trình/dự án. Những chỉ số đó là cơ sở cho tổ chức triển khai kế hoạch và sẽ được sử dụng trong đánh giá để so sánh, đối chiếu với kết quả đạt được cuối chu kỳ hoạt động hoặc khi kết thúc chương trình kế hoạch, dự án.
Đánh giá tiến độ thực hiện
Là đánh giá được tiến hành trong quá trình thực hiện kế hoạch theo chu kỳ có thể là một quý, 6 tháng, 9 tháng … nhằm xem xét việc triển khai kế hoạch có đúng mục tiêu không, giúp cho quá trình điều hành kế hoạch đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng các hoạt động.
Đánh giá kết thúc
Là đánh giá kết quả cuối cùng của kế hoạch/chương trình/dự án so với mục tiêu đề ra.
Đánh giá tác động
Là đánh giá về tính duy trì của chương trình dự án và các tác động lâu dài của kế hoạch/chương trình/dự án đối với sức khoẻ của cộng đồng, kinh tế – xã hội, hoặc tác động của nó đối với việc hoạch định chính sách, chiến lược phát triển của ngành … Loại đánh giá này thường được tiến hành sau khi kế hoạch/chương trình/dự án kết thúc nhiều năm.
Phân loại theo phương pháp đánh giá
Đánh giá đối chiếu với mục tiêu.
Đánh giá đối chiếu kết quả thu được khi kết thúc kế hoạch/chương trình/dự án với mục tiêu đề ra trong bản kế hoạch.
Đánh giá so sánh trước sau khi thực hiện kế hoạch/chương trình/dự án.
Tài liệu tham khảo
Thuật ngữ hành chính, Học viện Hành chính quốc gia, 2002
Mười công việc chuyên viên trong quản lý hành chính nhà nước, 2004
Giáo trình quản lý hành chính Nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia, năm 2006.
Giáo trình Tổ chức, quản lý và chính sách y tế, Trường Đại học Y tế công cộng, năm 2005
