Lập kế hoạch tổ chức thực hiện chăm sóc người bệnh toàn diện

Đặt vấn đề

Kế hoạch công tác hoặc kế hoạch giải quyết một vấn đề tốt sẽ giúp bạn thuyết phục được cấp trên, thuyết phục được các nhà tài trợ đầu tư cho kế hoạch  đồng thời giúp bạn có lộ trình và hiệu quả cao để giải quyết công việc

Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý nói chung và quản lý điều dưỡng nói riêng thì việc xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh không hề đơn giản. Phần lớn các nhà quản lý cấp khoa, phòng, thậm chí cả bệnh viện xây dựng một kế hoạch chỉ là trên giấy tờ, để báo cáo và trong thực tế, họ không dùng kế hoạch đó. Chính vì vậy, nhiều khoa, phòng, bệnh viện có văn hóa làm việc không có kế hoạch, giải quyết công việc chỉ là giải pháp tình thế, bị động. Nhiều khi, cùng một thời điểm, một người phải tham dự nhiều cuộc họp, phải làm nhiều việc. Có lúc 1 việc nhiều người làm, dẫn đến nhiệm vụ bị chồng chéo, lãng phí tiền của, công sức của cá nhân, tập thể và rất khó để đánh giá trách nhiệm của cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ được giao.

Có nhiều loại kế hoạch: kế hoạch chiến lược, kế hoạch hành động, kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch năm, kế hoạch tháng, kế hoạch tuần hoặc kế hoạch giải quyết một vấn đề nào đó. Trong bài này, mục tiêu của chúng ta là xây dựng được một kế hoạch tổ chức thực hiện chăm sóc người bệnh tại đơn vị.

Khái niệm và vai trò của kế hoạch

Khái niệm về kế hoạch

Kế hoạch một văn bản mà trong đó bao gồm những mục tiêu, kết quả mong đợi, những biện pháp tốt nhất trong một thời gian dự kiến và phân bổ nguồn lực để thực hiện. 

Vai trò của việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, bởi khi lập kế hoạch, người quản lý, lãnh đạo của đơn vị phải:

Tư duy một cách hệ thống để dự đoán các tình huống quản lý;

Phối hợp các nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn; 

Xây dựng kế hoạch các hoạt động của đơn vị tập trung vào mục tiêu và chính sách của tổ chức; 

Tạo nên sự hiểu biết rõ ràng nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp trong công tác;

Chuẩn bị kế hoạch sẵn sàng ứng phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài; 

Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, giám sát một cách hữu hiệu và thực tế.

Quy trình lập kế hoạch

Một kế hoạch tốt cần bao gồm nội dung của các chữ viết tắt:  5W 1H 2C 5M tức là 5W, 1H, 2C và được giải thích như sau

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (trả lời câu hỏi vì sao = why)

Xác định nội dung công việc (trả lời câu hỏi làm gì = what)

Xác định công việc, hoạt động làm ở đâu, khi nào, ai làm, ai kiểm tra, ai chịu trách nhiệm chính, ai phối hợp (where, when, who);

Xác định cách thức thực hiện công việc đó như thế nào (How)

Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Xác định phương pháp kiểm tra (Check)

Xác định nguồn lực để thực hiện công việc đó bao gồm tiền, phương tiện, máy móc, nhân lực và phương thức quản lý (Money, Material, Machine, Manpower, Management).

Để có một kế hoạch, người lập kế hoạch phải thực hiện tuần tự các bước sau:

Nhận định thực trạng, phát hiện vấn đề để đưa vào kế hoạch giải quyết

Các phương pháp để nhận định thực trạng, phát hiện vấn đề bao gồm:

Quan sát môi trường công tác của đơn vị, môi trường thực hiện vấn đề định giải quyết, quan sát sự thực hành của nhân viên để xác định.

Tìm hiểu thực trạng của vấn đề, cơ quan qua các báo cáo của đơn vị.

Phỏng vấn, trao đổi những người liên quan.

Tìm hiểu thông tin qua đọc tài liệu liên quan: Luật, Nghị định, Thông tư, quy định, hướng dẫn, quy trình…

Khảo sát, điều tra, nghiên cứu.

Xác định và chọn vấn đề ưu tiên giải quyết

Trong một đơn vị có nhiều khó khăn, tồn tại nhưng không phải tất cả những khó khăn, tồn tại đó đều là vấn đề.

Vấn đề là sự khác biệt không tốt giữa mong muốn và hiện tại. Nếu hiệu số của mong muốn và hiện tại nhiều hơn không, vấn đề là thừa và ngược lại hiệu số của mong muốn và hiện tại nhỏ hơn không thì vấn đề là thiếu. Hiệu số giữa mong muốn và hiện tại là thừa và thiếu đều được coi là vấn đề. Ví dụ: Số điều dưỡng của khoa bạn cần cho chăm sóc trực tiếp người bệnh có là 12 người, số nhân lực hiện tại của bạn là 13 người. Tuy nhiên, số người trực tiếp chăm sóc là 10 người, 1 người làm hành chính hoàn toàn, 1 điều dưỡng trưởng và 1 người nghỉ đi học. Như vậy, nhìn tổng số nhân lực là thừa, nhưng thực tế là thiếu người chăm sóc trực tiếp.

Trong một đơn vị, có rất nhiều vấn đề, chúng ta không thể giải quyết nhiều vấn đề một lúc vì chúng ta không có đủ nguồn lực, thời gian để giải quyết. Do vậy, chúng ta phải ưu tiên hóa, lựa chọn một số vấn đề được giải quyết trong một thời gian cho phép.

Để lựa chọn vấn đề để ưu tiên giải quyết, có thể áp dụng phương pháp sau:

Phân tích vấn đề theo mô hình xương cá: để tìm hiểu nguyên nhân, hậu quả của vấn đề, sau đó giải quyết các nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó sẽ cho chúng ta kết quả.

Phân tích vấn đề theo sơ đồ hình bóng: để tìm ra mối liên quan của vấn đề với các môi trường xung quanh, từ đó cắt đi những liên quan có liên quan dẫn đến vấn đề đó

                                             

Xác định vấn đề ưu tiên bằng phân tích theo mức độ, tần xuất và sự quan tâm 

Tần xuất của vấn đề.

Hậu quả của vấn đề (tác hại).

Tác động của vấn đề (ảnh hưởng xấu).

Phương pháp, phương tiện giải quyết vấn đề (có đủ không).

Nguồn lực giải quyết vấn đề (kinh phí, nhân lực).

Sự quan tâm của tập thể (số phiếu).

Khi xác định vấn đề để xét ưu tiên, nên thực hiện theo bảng sau đây (tính điểm cho mỗi vấn đề):

Đặc điểm của vấn đề	Lượng hóa bằng điểm
	0	1	2	3
Tần xuất	Rất thấp	Thấp	T. Bình	Cao
Hậu quả	Không	Thấp	T. Bình	Cao
Tác động	Không	Ít	Tương đối	Nhiều
Phương pháp, phương tiện	Có nhiều	Có	Ít	Không có
Nguồn lực	Đầy đủ	T. Bình	Thiếu	Không có
Sự quan tâm của tập thể	Rất quan tâm	Q. tâm	B. thường	Không

Bảng tổng hợp điểm các vấn đề (sau khi có điểm của mỗi vấn đề)

	Người chấm 1	Người chấm 2	Người chấm 3	Người chấm ….	Tổng điểm
Vấn đề 1
Vấn đề 2
Vấn đề 3
Vấn đề 4

Chọn vấn đề có điểm cao từ trên xuống

Xây dựng mục tiêu kế hoạch

Thiết lập mục tiêu: Mục tiêu là những mong đợi của nhà quản lý khi đầu tư nguồn lực, thời gian để thực hiện kế hoạch nào đó.

Phân loại mục tiêu:

Mục tiêu chung: là một tuyên bố mà một tổ chức muốn đạt được. Ví dụ: Mục tiêu chung: Đến 31/12 năm 2013, bệnh viện A sẽ tổ chức thực hiện thành công CSNBTD trong toàn bệnh viện theo quy định của Thông tư 07/2011/TT-BYT của Bộ Y tế

Mục tiêu cụ thể: là những tuyên bố giải thích sẽ làm những gì để đạt được mục đích. Ví dụ: Để hoàn thành CSNB toàn diện, năm 2013 bệnh viện A sẽ: Tổ chức thực hiện tốt 12 nhiệm vụ CSNB theo thông tư 07/2011/TTBYT, đảm bảo người bệnh được nhân viên y tế:

Tư vấn, hướng dẫn giáo dục sức khỏe

Chăm sóc về tinh thần

Chăm sóc vệ sinh cá nhân

Chăm sóc về dinh dưỡng

Chăm sóc phục hồi chức năng trong những ngày điều trị

Thực hiện đúng quy trình chăm sóc, điều trị khi phẫu thuật, thủ thuật

Dùng thuốc và theo dõi dùng thuốc

Chăm sóc khi hấp hối, tử vong

Thực hiện kỹ thuật chăm sóc, điều trị

Theo dõi, đánh giá tình trạng sức khỏe liên tục

Đảm bảo an toàn không có sai sót và sự cố trong chăm sóc điều trị – Ghi chép diễn biến sức khỏe vào hồ sơ chăm sóc c) Yêu cầu của một mục tiêu:

Cụ thể (Specific)

Đo lường được (Measurable)

Có khả năng đạt được (Achiveable)

Hợp lý (Reasonable)

Hợp thời gian (Timeline)

Mục tiêu cụ thể phải bắt đầu bằng một động từ chỉ hành động.

Ví dụ: Mục tiêu của chăm sóc toàn diện tại bệnh viện là:

Tổ chức thực hiện chăm sóc người bệnh bởi nhân viên y tế chăm sóc và đáp ứng 14 nhu cầu cơ bản của người bệnh (Học thuyết Virgina Henderson) bao gồm:

Hỗ trợ NB trong hô hấp 

Hỗ trợ người bệnh trong ăn uống

Hỗ trợ người bệnh trong bài tiết

Hỗ trợ người bệnh trong tư thế, vận động: nằm, ngồi, đi đứng

Hỗ trợ người bệnh trong ngủ và nghỉ ngơi

Hỗ trợ người bệnh trong thay và mặc quân áo

Hỗ trợ người bệnh trong duy trì thân nhiệt bình thường

Hỗ trợ người bệnh vệ sinh cá nhân

Hỗ trợ người bệnh tránh những nguy hiểm

Hỗ trợ tinh thần người bệnh

Hỗ trợ người bệnh lao động, giải trí, rèn luyện thể lực

Hỗ trợ người bệnh trong giao tiếp

Tôn trọng tín ngưỡng, tôn giáo

Giúp NB có kiến thức y học thông tường liên quan đến bệnh tật của họ 

Đề xuất các giải pháp để giải quyết vấn đề

Để đạt được mục tiêu của kế hoạch, các khoa, phòng cần họp lại xác định xem khoa mình đã thực hiện được mục tiêu nào (mức độ nào), chưa thực hiện được mục tiêu nào và nguyên nhân vì sao (phân tích xương cá). Từ đó liệt kê ra kê ra 3 đến 5 giải pháp để từ đó lựa chọn giải pháp tốt nhất, phù hợp nhất và hiệu quả nhất.

Xác định các hoạt động, thời gian và nguồn lực để đạt được mục tiêu

Trước mỗi một giải pháp sau khi được lựa chọn sẽ có nhiều hoạt động, mỗi một hoạt động cần có thời gian và nhân lực, phương tiện, kinh phí để thực hiện. Người lập kế hoạch phải chỉ ra được những nội dung này. 2.3.6. Xây dựng chỉ số đánh giá

Xác một kế hoạch có hoàn thành không cần phải có các chỉ số đánh giá sự hoàn thành mỗi mục tiêu. Chỉ số đánh giá phải chỉ ra được mỗi hoạt động sẽ đạt được gì? Vào thời điểm nào.

Viết kế hoạch 

Xin ý kiến góp ý và hoàn chỉnh 

Trình cấp trên phê duyệt

Viết kế hoạch

Nội dung của một Kế hoạch bao gồm:

Tên kế hoạch

Nêu rõ Kế hoạch về cái gì (What) trong thời gian nào (When) và ở đâu (Where), của đơn vi nào (What is organization).

Ví dụ: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHĂM SÓC TOÀN DIỆN CỦA BỆNH VIỆN A NĂM 2013.

Đặt vấn đề

Nêu rõ khái niệm CSNBTD, lý do, tầm quan trọng, căn cứ pháp lý (nếu có) và phạm vị của kế hoạch.

Mục tiêu

Có thể có mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể, hoặc chỉ có mục tiêu cụ thể

Các giải pháp

Mô tả ngắn, gọn các giải pháp (How) để hoàn thành mục tiêu 

Các hoạt động

Nên đặt dưới mỗi mục tiêu

Các chỉ số đánh giá hoặc dự kiến kế hoạch đầu ra

Nên có đầy đủ các thông số: cái gì? Khi nào? Bao nhiêu? 

Bảng tổng hợp kế hoạch

Bảng tổng hợp kế hoạch nên trình bày theo mẫu sau:

TT	Mục tiêu	Hoạt động	Thời gian	Trách nhiệm		K.Phí	Địa điểm	Chỉ số ĐG
				Chính	P.Hợp

Ngày, tháng, năm

Giám đốc (LĐ) Phê duyệt

Kế toán

Người đề xuất K.H

Các phụ lục

Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện csnbtd 

Đối với bệnh viện

Bệnh viện có văn bản yêu cầu và hướng dẫn các khoa lập kế hoạch tổ chức thực hiện CSNBTD.

Hội đồng Điều dưỡng phân công các cá nhân chịu trách nhiệm với từng khoa và hướng dẫn khoa mình phụ trách để lập kế hoạch tổ chức thực hiện CSNBTD.

Các khoa xây dựng kế hoạch và trình bệnh viện

Phòng Điều dưỡng bệnh viện tập hợp kế hoạch của các khoa để hoàn chỉnh kế hoạch tổ chức thực hiện CSNBTD của toàn bệnh viện.

Họp Hội đồng Điều dưỡng để thống nhất kế hoạch toàn bệnh viện

Trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt kế hoạch

Phổ biến kế hoạch tới lãnh đạo chủ chốt các khoa.

Đối với các khoa, phòng

Tổ chức hội thảo toàn khoa để bàn kế hoạch theo các bước sau:

Phân tích thực trạng CSNBTD tại khoa: đối chiếu với Thông tư 07/2011/TT-BYT để kiểm điểm xem những gì làm được, những gì chưa làm được.

Xác định các tồn tại, khó khăn, thuận lợi và thách thức trong thực hiện CSNBTD.

Xác định các vấn đề, sắp xếp ưu tiên các vấn để để lập kế hoạch giải quyết vấn đề bao gồm: dự kiến kết quả đầu ra hay mục tiêu, các hoạt động, người thực hiện, thời gian thực hiện, địa điểm, kinh phí và phương tiện thực hiện.

Giao trách nhiệm người làm đầu mối, chắp bút xây dựng kế hoạch.

Lãnh đạo khoa và Điều dưỡng trưởng họp lại để duyệt kế hoạch trước khi trình bệnh viện.

Trình Ban giám đốc bệnh viện đúng kỳ hạn (nhớ lưu lại một bản)

Phổ biến kế hoạch đã được phê duyệt tới từng cá nhân trong khoa để mọi người đều biết, thực hiện, kiểm tra và giám sát lẫn nhau.

Tóm lại: Kế hoạch là một nội dung hoạt động rất quan trọng góp phần thành công cho công tác của đơn vị. Tuy nhiên một bản kế hoạch công tác phải được xây dựng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế của đơn vị, nhiều người tham gia quá trình xây dựng kế hoạch và khi kế hoạch được phê duyệt chính thức thì phải phổ biến để mọi người biết, thực hiện theo và giám sát lẫn nhau nhằm hoàn thành kế hoạch đề ra.

Tài liệu tham khảo

Thông tư 07/2011/TT-BYT của Bộ Y tế về việc hướng dẫn điều dưỡng về chăm sóc người bệnh trong bệnh viện.

Tài liệu Quản lý điều dưỡng, Nhà xuất bản Y học 2004

Tài liệu đào tạo Quản lý điều dưỡng, Cục QLKCB-JICA, 2012.