ĐÁNH GIÁ VÀ GIÁM SÁT ĐÀO TẠO LIÊN TỤC
Mục tiêu
Sau khi học xong học viên có khả năng:
Trình bày nội dung và phương pháp đánh giá kết quả học tập của học viên trong khóa đào tạo liên tục cán bộ y tế (ĐTLT CBYT) của bệnh viện.
Trình bày nội dung 4 cấp độ đánh giá ĐTLT CBYT của bệnh viện.
Trình bày được định nghĩa giám sát và giám sát đào tạo, mục đích, phương pháp, hình thức, phương thức giám sát đào tạo.
Mô tả được các bước trong quy trình giám sát đào tạo.
Trình bày phương pháp biên soạn các công cụ giám sát đào tạo.
Trình bày phương pháp và các bước lập một kế hoạch giám sát ĐTLT của bệnh viện.
Hoàn thành các bài tập đánh giá ĐTLT CBYT của bệnh viện, biên soạn công cụ giám sát đào tạo, lập kế hoạch cho một cuộc giám sát đào tạo và viết báo cáo kết quả một cuộc giám sát đào tạo.
Thể hiện sự quan tâm đến lĩnh vực đánh giá và giám sát trong công các quản lý ĐTLT CBYT của bệnh viện.
Nội dung
Đánh giá và giám sát là hai bước quan trọng trong quy trình quản lý đào tạo liên tục cán bộ y tế của các bệnh viện. Thực ra trong quản lý, khái niệm đánh giá và giám sát là hoàn toàn riêng biệt, tuy nhiên do có một vài hoạt động của đánh giá và giám sát tương tự như nhau, một vài công cụ có thể sử dụng chung khi thực hiện đánh giá cũng như khi thực hiện giám sát đào tạo nên đôi khi có người ghép hai khái niệm này vào trong một cụm từ chung.
Bài này tuy cùng trong một tiêu đề, nhưng chúng ta sẽ lần lượt đề cập đến hai khâu trong quá trình quản lý đào tạo liên tục cán bộ y tế là: đánh giá và giám sát đào tạo liên tục.
Đánh giá đào tạo liên tục
Đánh giá đào tạo liên tục cán bộ y tế là quá trình thu thập thông tin, chứng cứ về đối tượng cần đánh giá để đưa ra những phán xét, nhận định về mức độ đạt được theo các thang đo hoặc các tiêu chí đã được đưa ra trong các tiêu chuẩn (hay chuẩn mực).
Có nhiều loại hình, tiêu chí, mức độ đánh giá đào tạo liên tục, trong phạm vi quản lý đào tạo liên tục của một bệnh viện, cán bộ quản lý/lãnh đạo bệnh viện, cán bộ phụ trách quản lý đào tạo tại bệnh viện, cán bộ phụ trách đào tạo tại các khoa/phòng trong bệnh viện, giảng viên (sau đây gọi chung là cán bộ quản lý Đào tạo liên tục cán bộ y tế của bệnh viện cần quan tâm đến các hoạt động dưới đây:
Tham gia và quản lý các hoạt động đánh giá kết quả học tập của học viên trong các khóa đào tạo liên tục
Tổ chức các hoạt động đánh giá kết quả ĐTLT CBYT của bệnh viện
Đánh giá kết quả học tập của học viên trong khóa đào tạo liên tục
Là một hoạt động bắt buộc đối với mọi khóa ĐTLT, kế hoạch đánh giá kết quả học tập của học viên đã được xác định cụ thể trong chương trình khóa ĐTLT
Mục đích của đánh giá học viên là để biết học viên đã học được bao nhiêu, đã thực hành được những gì, thực hành như thế nào, có thái độ, hành vi ra sao trước nhiệm vụ họ thực hiện
Đánh giá kết quả học tập của học viên chủ yếu là nhiệm vụ của các giảng viên trực tiếp dạy học thực hiện. Cán bộ quản lý ĐTLT của bệnh viện có thể tham gia cùng giảng viên trong các hoạt động đánh giá nhưng quan trọng hơn là họ có nhiệm vụ theo dõi, quản lý các hoạt động đánh giá kết quả học tập của học viên
Đánh giá kết quả học tập của học viên bao gồm:
Đánh giá quá trình: Được thực hiện trong suốt quá trình đào tạo, thường thể hiện bằng các bài kiểm tra kiến thức, các bài tập thực hành, các bản theo dõi, nhận xét thái độ học tập của học viên.
+ Chức năng của đánh giá quá trình là để cải tiến quá trình học tập của học viên
+ Mục đích của đánh giá quá trình là để hướng dẫn hoặc phản hồi cho học viên trong quá trình học tập
+ Quyết định đánh giá quá trình phải dựa trên kết quả chung của các điểm đánh giá quá trình
Đánh giá cuối kỳ: Là những bài thi, bài kiểm tra cuối khóa
+ Chức năng đánh giá cuối kỳ là xác định kết quả đạt được của học viên đối với khóa đào tạo
+ Mục đích của đánh giá cuối kỳ là để quyết định đỗ hay trượt, xếp loại và là một tiêu chuẩn để đề nghị cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo
Để đánh giá kết quả học tập của học viên, giảng viên và người đánh giá cần sử dụng bộ công cụ đánh giá. Bộ công cụ đánh giá kết quả học tập của học viên tùy thuộc vào lĩnh vực của mục tiêu học tập:
Đánh giá kiến thức:
+ Vấn đáp
+ Câu hỏi tự luận, bài tập tình huống, câu hỏi trắc nghiệm khách quan
Đánh giá kỹ năng, thái độ:
+ Bảng kiểm
+ Bảng thang điểm
Cán bộ quản lý ĐTLT của bệnh viện thực hiện chức năng quản lý hoạt động đánh giá kết quả học tập của học viên trong các khóa ĐTLT do bệnh viện tổ chức thông qua các hoạt động sau:
Đảm bảo các hoạt động đánh giá quá trình và đánh giá kết thúc được tổ chức thực hiện đúng theo kế hoạch quy định trong chương trình khóa ĐTLT (số lần, khoảng cách, hình thức các bài kiểm tra thường xuyên, hình thức kiểm tra thi cuối khóa, cách tính điểm và ghi hồ sơ …)
Đảm bảo các công cụ đánh giá đạt chuẩn: có giá trị, đáng tin cậy, khách quan quan, thích hợp và tách biệt
Cùng với giảng viên cải tiến nâng cao chất lượng đánh giá kết quả học tập của học viên trong các khóa ĐTLT của bệnh viện – Sử dụng kết quả đánh giá học viên trong các khóa ĐTLT vào mục đích nâng cao chất lượng ĐTLT của bệnh viện, cụ thể:
+ Phản hồi cho học viên để họ cải tiến việc học tập
+ Cung cấp thông tin, giúp giáo viên cải tiến phương pháp dạy học
+ Xếp loại, chọn lọc học viên trong khóa đào tạo
+ Cải tiến chương trình, nội dung các khóa đào tạo cho phù hợp và hiệu quả
+ Đảm bảo nguồn nhân lực do bệnh viện đào tạo đạt chuẩn theo mục tiêu của khóa ĐTLT
Đánh giá đào tạo liên tục của bệnh viện
Đánh giá ĐTLT CBYT của bệnh viện là đánh giá kết quả của một hay một số khóa ĐTLT CBYT của bệnh viện.
Đánh giá đào tạo liên tục của bệnh viện không chỉ đơn thuần là đánh giá kết quả học tập của học viên trong các khóa ĐTLT như đã trình bày ở phần trên mà là một quá trình đánh giá từ khi lập kế hoạch, tổ chức khóa đào tạo, theo dõi kết quả học viên và tác động của ĐTLT đến chất nguồn nhân lực y tế.
Đánh giá ĐTLT của bệnh viện nhằm mục đích:
Xác định xem các khóa ĐTLT có đạt được các mục tiêu không
Đánh giá tính phù hợp và giá trị của các chương trình ĐTLT của bệnh viện.
Xác định những lĩnh vực của chương trình ĐTLT cần cải thiện.
Xác định các đối tượng CBYT phù hợp cho các chương trình ĐTLT trong tương lai.
Rà soát và củng cố các điểm mấu chốt trong nội dung của các chương trình ĐTLT.
Chỉnh sửa hoặc cải tiến thiết kế khóa ĐTLT để áp dụng trong tương lai.
Nhận xét về sự thành công hoặc thất bại của công tác ĐTLT của bệnh viện.
Xem xét khả năng tiếp tục thực hiện chương trình ĐTLT tại bệnh viện và chuyển giao để nhân rộng chương trình ĐTLT cho bệnh viện khác.
Tham gia đánh giá đào tạo liên tục của học viên có thể là:
Các giảng viên
Học viên
Cán bộ quản lý ĐTLT
Cơ quan quản lý, cơ quan tài trợ, v.v.
Quá trình đánh giá ĐTLT gồm các hoạt động sau đây:
Đánh giá hàng ngày: Giúp cho giảng viên và người tổ chức khóa đào tạo giải quyết ngay các các ý kiến phản hồi của học viên, những vấn đề liên quan đến khóa đào tạo giúp học viên hoàn thành các mục tiêu đào tạo – Đánh giá định kỳ: Giúp giảng viên và người tổ chức khóa đào tạo cải tiến cách thức và chỉnh sửa các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành các vấn đề lớn, mang lại lợi ích cho học viên ngay trong quá trình đào tạo – Đánh giá khi kết thúc khóa đào tạo: Giúp giảng viên và người tổ chức khóa đào tạo cải tiến các hoạt động trong tương lai và lập kế hoạch cho việc giám sát hỗ trợ các học viên đã được đào tạo
Đánh giá học viên sau khi đã trở về nơi làm việc: Giúp giảng viên và người tổ chức khóa đào tạo thu nhận được kết quả và tác động của học viên đã được đào tạo vào thực tế làm việc
Đánh giá đào tạo liên tục có nhiều mức khác nhau, thường người ta chia làm 4 cấp độ, tùy theo mục tiêu của cuộc đánh giá, những người tham gia đánh giá ĐTLT của bệnh viện lựa chọn cấp độ đánh giá cho phù hợp
+ Cấp độ 1: Phản ứng của học viên đối với khóa đào tạo. Nếu học viên
“hài lòng”, có nhiều ‘niềm vui” trong khi đào tạo sẽ tác động đến thành công của khoá đào tạo. Đánh giá cấp độ 1 được tiến hành trong suốt khóa huấn luyện và ở cuối khóa huấn luyện. Để đánh giá phản ứng của học viên với khóa đào tạo (về nội dung, tài liệu, phương pháp dạy học, giảng viên, mội trường học tập, hậu cần …) có thể sử dụng các Phiếu hỏi ý kiến học viên, các bài tập, các trò chơi, hộp thư trong lớp học để thu nhận những phản hồi của học viên
Tham khảo gợi ý thiết kế mẫu đánh giá cấp độ 1 tại Phụ lục số 1
+ Cấp độ 2: Đánh giá kết quả học tập của học viên. Cụ thể là những kiến thức, kỹ năng học viên đã đạt được trong quá trình tham dự kháo ĐTLT. Được tiến hành trong hoặc ngay sau khóa đào tạo. Bao gồm các bài kiểm tra trước và sau khóa học; các bảng kiểm, thang điểm đánh giá kỹ năng, thái độ; các câu hỏi trả lời miệng, câu hỏi tự luận, các bài kiểm tra bằng trắc nghiệm khách quan; các bài tập tình huống.
+ Cấp độ 3: Đánh giá việc thay đổi hành vi và khả năng học viên áp dụng các kiến thức và kỹ năng đã được đào tạo vào thực tế công việc của họ. Việc này có thể được tiến hành tại nơi học viên đang làm việc 3-6 tháng sau khóa đào tạo. Đánh giá ở cấp độ 3 nhằm đánh giá các kết quả lâu dài hơn của khóa đào tạo. Phương pháp đánh giá bao gồm quan sát CBYT (đã được ĐTLT) thực hiện các kỹ năng; phỏng vấn, thảo luận nhóm cùng CBYT hoặc cũng có thể là các cuộc khảo sát với các bài kiểm tra lại kiến thức.
+ Cấp độ 4: Đánh giá kết quả hoặc tác động của nguồn nhân lực đã được ĐTLT đối với công tác CSSKND. Tác động ngắn hạn của ngồn nhân lực đã được đào tạo có thể là những sự thay đổi tốt lên của các chỉ số sức khỏe, có thể là sự tăng lên số người sử dụng dịch vụ CSSK do người CBYT đã được ĐTLT … Đánh giá cấp độ 4 bao gồm các con số thống kê về dịch vụ CSSK, các cuộc phỏng vấn những người sử dụng dịch vụ y tế, những chỉ số về CSSK. Tuy nhiên khi đánh giá cấp độ 4 thường gặp phải khó khăn đó là có nhiều yếu tố tác động đến việc cải thiện chất lượng dịch vụ y tế ngoài ĐTLT. Do vậy cần phải loại trừ các yếu tố này bằng cách khảo sát song song với nhóm đối chứng (những CBYT không được ĐTLT).
+ Ngoài ra, trong khía cạnh kinh tế – y tế của bối cảnh đổi mới kinh tế- xã hội của nước ta hiện nay cũng cần đề cập đến việc đánh giá chi phí của các hoạt động ĐTLT. Đó là phương pháp đánh giá bằng cách so sánh lợi ích kinh tế của kết quả, tác động ĐTLT CBYT với chi phí của các khóa ĐTLT (tài liệu đào tạo, trang thiết bị, giảng viên và học viên …). Có người xếp nội dung đánh giá này vào mức độ 4, cũng có người đề nghị xếp thành mức độ 5. Trong phạm vi đào tạo liên tục cán bộ y tế của một bệnh viện, chúng tôi chỉ đề cập tới nội dung này nhằm mục đích tham khảo mà chưa sắp xếp vào cấp độ đánh giá.
Cán bộ quản lý đào tạo liên tục của bệnh viện thực hiện chức năng tổ chức hoạt động đánh giá ĐTLT CBYT của bệnh viện thông qua các hoạt động sau:
Phối hợp cùng giảng viên tổ chức các hoạt động thu nhận phản hồi của học viên (hộp thư, phiếu hỏi ý kiến học viên, các trò chơi …) để đánh giá cấp độ 1 của các khóa ĐTLT CBYT do bệnh viện tổ chức.
Tham gia cùng với các giảng viên thực hiện các hoạt động đánh giá học viên trong quá trình tham dự các khóa ĐTLT do bệnh viện tổ chức, đánh giá ở cấp độ 2.
Biên soạn các bộ công cụ đánh giá, lập kế hoach đánh giá, tổ chức các cuộc đánh giá ĐTLT của bệnh viên ở cấp độ 3 và cấp độ 4.
Tổng hợp và báo cáo kết quả các cuộc đánh giá theo cấp độ của từng khóa, hay một số khóa ĐTLT do bệnh viện tổ chức được tổ chức trong khoảng thời gian nhất định (6 tháng, 1 năm).
Giám sát đào tạo liên tục
Khái niệm giám sát:
Trong lĩnh vực quản lý người ta định nghĩa Giám sát là một khâu quan trọng của quy trình quản lý. Giám sát là tìm ra các vấn đề tồn tại, khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện kế hoạch hoạt động để hỗ trợ, giải quyết kịp thời và có thể điều chỉnh kế hoạch, nhằm thực hiện được các mục tiêu đã đề ra.
Giám sát đào tạo
Giám sát đào tạo là phân tích quá trình thực hiện kế hoạch đào tạo để tìm ra những khó khăn, vướng mắc, tồn tại …; xác định những nguyên nhân gây nên những khó khăn, tồn tại đó và thực hiện hoặc đề xuất các biện pháp phù hợp, kịp thời để hỗ trợ, giúp đỡ cho những người, những đơn vị đang thực hiện kế hoạch đào tạo hoàn thành những mục tiêu đã đề ra.
Trong phạm vi quản lý đào tạo liên tục cán bộ y tế, giám sát đào tạo chủ yếu là giám sát những người, những đơn vị đã và đang tổ chức hoặc tham gia các khoá, các lớp đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ y tế để đảm bảo chất lượng đào tạo, góp phần phát triển nguồn nhân lực, hoàn thành các mục tiêu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe.
Mục đích của giám sát
Mục đích chung của hoạt động giám sát đào tạo là nhằm động viên sự cải tiến liên tục năng lực làm việc của những người quản lý, tổ chức hoặc trực tiếp tham gia quá trình đào tạo, nó được thể hiện bằng 4 mục đích chính sau:
Giám sát nhằm đảm bảo các hoạt động đào tạo phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Giám sát để giải quyết các vấn đề khó khăn, vướng mắc gặp phải khi thực hiện kế hoạch hoạt động đào tạo.
Giám sát nhằm hỗ trợ, động viên, giúp đỡ cán bộ quản lý, giảng viên, học viên trong các hoạt động đào tạo.
Giám sát nhằm khuyến khích bộ quản lý, giảng viên, học viên học hỏi, nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ.
Phân biệt hoạt động giám sát với kiểm tra, theo dõi, thanh tra
Hoạt động giám sát, kiểm tra, theo dõi, thanh tra có những điểm chung, điểm giống nhau như: tiếp xúc với cá nhân, tập thể những người đang thực hiện kế hoạch đào tạo để tìm hiểu công việc của họ cũng như lượng giá tiến độ, kết quả thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên, mỗi hoạt động trên có những mục đích, chức năng khác nhau, nếu có sự nhầm lẫn hoặc tiến hành không đúng thì hiệu quả của từng hoạt động sẽ không cao.
|
Giám sát |
Hoạt động có tính hỗ trợ và cộng tác cùng với đối tượng được giám sát để xác định các vấn đề còn tồn tại, khó khăn, phân tích tìm ra nguyên nhân, cách giải quyết những vấn đề đó nhằm đạt được kế hoạch đã đề ra. Trong quản lý người ta thường dùng cụm từ Giám sát hỗ trợ |
|
Kiểm tra |
Tìm hiểu tiến độ của kế hoạch để biết được những công việc gì đã được thực hiện, những gì chưa thực hiện được để thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch. Kiểm tra thường ít quan tâm đến việc hỗ trợ đối tượng được kiểm tra trong việc xác định và giải quyết những tồn tại. Trong quản lý người ta thường dùng cụm từ Kiểm tra đánh giá |
|
Theo dõi |
Thu thập thông tin, sự kiện thường xuyên và viết báo cáo định kỳ theo quy định để giúp cho những nhà quản lý biết được tiến độ, quá trình thực hiện kế hoạch. Trong quản lý người ta thường dùng cụm từ Theo dõi tiến độ |
|
Thanh tra |
Xem xét các hoạt động trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm tìm hiểu xem có điều gì vi phạm các quy định pháp lý |
|
|
không. Kết quả của thanh tra là kết luận về việc có vi phạm hay không các nội quy, quy định của pháp luật. Trong quản lý người ta thường dùng cụm từ Thanh tra xử lý |
Phương pháp, hình thức, phương thức giám sát
Có 2 phương pháp giám sát là:
+ Giám sát trực tiếp: Là phương pháp mà người giám sát tiếp xúc hay làm việc cùng đối tượng được giám sát và người liên quan, để có thể phát hiện ra các vấn đề tồn tại, tìm ra các giải pháp để hỗ trợ, giúp đỡ. Đây là phương pháp cơ bản thường được thực hiện trong các cuộc giám sát.
+ Giám sát gián tiếp: Là phương pháp mà người giám sát không tiếp xúc hay làm việc cùng đối tượng được giám sát. Người giám sát thu thập các thông tin cần thiết qua các nguồn thông tin khác nhau để tìm ra những yếu kém, tồn tại của người cần được giám sát để có biện pháp giải quyết phù hợp. Nói chung, phương pháp này ít được áp dụng trong thực tế.
Có 2 hình thức giám sát là:
+ Giám sát định kỳ: Định kỳ tiến hành các hoạt động giám sát, với những nội dung trọng tâm khác nhau, được sắp xếp có kế hoạch cụ thể, nằm trong kế hoạch hoạt động của đơn vị .
+ Giám sát đột xuất: Là các cuộc giám sát không nằm trong kế hoạch, được thực hiện do yêu cầu đột xuất trước một bức xúc xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch hoạt động nhằm giúp đỡ, hỗ trợ kịp thời để đảm bảo kế hoạch thực hiện theo đúng mục tiêu.
Có 2 phương thức giám sát là:
+ Tự giám sát: Là các cuộc giám sát định kỳ hay đột xuất do đơn vị đào tạo tự tổ chức cuộc giám sát, không có sự tham gia của các giám sát viên từ cấp trên, từ các đơn vị khác. Đây là phương thức giám sát cần khuyến khích vì nó là một khâu trong quy trình quản lý và có hiệu quả cao.
+ Giám sát từ bên ngoài: Là các cuộc giám sát do cấp trên, tuyến trên tổ chức tại đơn vị hoặc có sự tham gia của giám sát viên từ các đơn vị khác
Giám sát viên
Giám sát viên là người đã, đang làm công việc trong lĩnh vực đào tạo nhân lực y tế, tốt nhất là những người đang làm công tác quản lý hoặc trực tiếp tham gia công tác đào tạo liên tục cán bộ y tế. Giám sát viên cũng có thể là người quản lý, điều hành công tác đào tạo, giảng viên đào tạo liên tục của đơn vị. Giám sát viên cần được đào tạo thêm về chuyên môn, nghiệp vụ giám sát.
Tiêu chuẩn để lựa chọn giám sát viên:
Đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng về giám sát
Vững vàng về chuyên môn, có nghiệp vụ về sư phạm y học
Có khả năng hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện, tư vấn về chuyên môn và giảng dạy y học
Có thái độ đúng mực, thân mật, gần gũi, chân thành …
Nhiệt tình, trách nhiệm
Phạm vi và nội dung giám sát đào tạo
Quá trình đào tạo gồm nhiều hoạt động với những nội dung khác nhau. Trong phạm vi giám sát đào tạo có thể tập trung vào các nội dung sau đây:
Xác định nhu cầu đào tạo
Loại hình đào tạo
Đối tượng đào tạo
Mục tiêu đào tạo
Chương trình đào tạo – Nội dung đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Quy trình triển khai đào tạo
Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho đào tạo
Tổ chức triển khai đào tạo
Phương pháp dạy và học
Thực hiện quy chế đào tạo
Quản lý tài chính trong đào tạo
Sử dụng các nguồn lực đào tạo
Thu thập thông tin, lưu trữ thông tin, tài liệu
Sử dụng sản phẩm đào tạo
Khó có một cuộc giám sát nào có thể tiến hành với tất cả nội dung của quá trình đào tạo. Tuỳ theo yêu cầu của từng cuộc giám sát, người ta thường chọn một hay một số nội dung trong quy trình đào tạo để thực hiện cuộc giám sát.
Quy trình giám sát
Để tiến hành một cuộc giám sát, dù là giám sát định kỳ hay giám sát đột xuất, người giám sát đều phải thực hiện các bước của hoạt động giám sát theo một quy trình sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị giám sát
Để chuẩn bị cho cuộc giám sát, người giám sát phải thực hiện các công việc sau đây:
Nghiên cứu tình hình các hoạt động: Là công việc nghiên cứu các tư liệu liên quan đến mục tiêu, kế hoạch hoạt động, những kết quả, mức độ đã đạt được, những tồn tại, khó khăn hiện tại … Nguồn tư liệu là văn bản kế hoạch, bản phân công nhiệm vụ, các bản báo cáo tiến độ, báo cáo đánh giá từng giai đoạn, văn bản của những cuộc giám sát gần nhất …
Xác định những vấn đề hay nội dung trọng tâm giám sát: Trên cơ sở nghiên cứu các tư liệu ở trên, người giám sát xác định những vấn đề còn tồn tại, còn khó khăn cần phải ưu tiên giám sát để hỗ trợ, dự kiến những nguyên nhân của những tồn tại đó và định hướng các biện pháp giải quyết.
Xây dựng công cụ giám sát: Căn cứ vào các nội dung trọng tâm cần giám sát, người giám sát xây dựng các công cụ để giám sát. Tuỳ theo nội dung cần giám sát mà xây dựng các công cụ cho phù hợp, để có thể chủ động trong quá trình giám sát, không bỏ sót các nội dung giám sát đã đề ra. Tất nhiên, trong quá trình giám sát các công cụ giám sát cũng có thể bổ xung thêm.
Lập kế hoạch giám sát: Để thực hiện một cuộc giám sát, người giám sát phải chuẩn bị một kế hoạch, lịch trình giám sát cụ thể về thời gian, địa điểm, người được giám sát, người liên quan … Khi lập kế hoạch giám sát phải quan tâm đến mức độ cấp bách của cuộc giám sát, công việc của đơn vị và người được giám sát … để kế hoạch giám sát được thực hiện thuận lợi.
Bước 2: Thực hiện giám sát
Khi tiến hành một cuộc giám sát trực tiếp, người giám sát thực hiện các hoạt động sau đây:
Quan sát và trao đổi trực tiếp: Người giám sát quan sát trực tiếp đối tượng được giám sát thực hiện các công việc của họ. Người giám sát sử dụng các công cụ giám sát trong khi quan sát các hoạt động như quy trình tiến hành công việc, thời gian tiến hành công việc, thái độ ứng xử, cách ra các quyết định … để nhận xét, đánh giá về yêu cầu chuyên môn, tiêu chuẩn kỹ thuật.
Trong quá trình quan sát, cần chú trọng đến các vấn đề còn yếu kém, thiếu sót và cùng trao đổi để đối tượng được giám sát có thể trình bày thêm và qua đó có thể biết được nguyên nhân của thiếu sót, mức độ và ảnh hưởng của các thiếu sót đối với công việc chung cũng như tâm tư, nguyện vọng của người được giám sát …
Trên cơ sở các vấn đề được phát hiện và những nguyên nhân tìm được, phân tích các vấn đề còn tồn tại có tính hệ thống hay nhất thời để đưa ra các giải pháp hỗ trợ, giúp đỡ kịp thời có hiệu quả.
Hướng dẫn: Trong khi hoặc ngay sau khi quan sát, trao đổi với đối tượng được giám sát, người giám sát có thể hướng dẫn những vấn đề về chuyên môn, kỹ thuật hay quy trình công việc mà đối tượng giám sát còn thiếu sót. Người giám sát có thể làm mẫu các thao tác kỹ thuật, quy trình công việc cho người được giám sát xem và giúp họ thực hiện được ngay theo thao tác mẫu. Đây là hình thức đào tạo trực tiếp giúp cho người được giám sát có thể khắc phục được những thiếu sót của mình.
Động viên hỗ trợ: Người giám sát luôn phải tôn trọng và giữ mối quan hệ tốt với người được giám sát, xây dựng mối quan hệ cộng tác và hỗ trợ giữa các thành viên để người được giám sát dễ dàng chấp nhận những nhận xét của người giám sát và tự nguyện khắc phục những yếu kém, thiếu sót làm cho công việc của họ đạt hiệu quả cao hơn.
Hỗ trợ về vật chất: Nếu nguyên nhân của những yếu kém, thiếu sót liên quan đến lĩnh vực vật chất như kinh phí, trang thiết bị … thì có thể bàn bạc với các thành viên có liên quan để có kế hoạch giải quyết thích đáng. Việc hỗ trợ, đôi khi không phải là những vật chất cụ thể mà có thể chỉ là một văn bản đề nghị cấp trên cung cấp hoặc giải quyết cơ chế thực hiện.
Xác nhận kết quả cuộc giám sát: Các vấn đề được xác định và giải quyết ngay trong cuộc giám sát cũng như các thông tin thu thập được của người giám sát cần được phân tích sơ bộ để có kết luận ngắn gọn về kết quả của cuộc giám sát. Những nội dung trên cần được trao đổi thống nhất giữa người giám sát, người được giám sát và những người có liên quan.
Bước 3: Công việc sau giám sát
Sau khi giám sát trực tiếp, người giám sát cần tiếp tục thực hiện các công việc sau:
Tập hợp và phân tích các thông tin, số liệu giám sát: Trong khi tiến hành giám sát tại đơn vị, người giám sát mới chỉ đưa ra các phân tích, kết luận sơ bộ. Sau khi giám sát, người giám sát cần tập hợp đầy đủ các thông tin, số liệu để phân tích và đưa vào báo cáo kết quả cuộc giám sát.
Bổ xung và điều chỉnh kế hoạch nếu cần: Nếu xét thấy có sự bất cập giữa năng lực thực hiện và kế hoạch đã đề ra, người giám sát có thể đề nghị bổ xung kế hoạch hoặc điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp (có thể tăng, giảm). Tất nhiên người giám sát phải phân tích để xác định các vấn đề, các nguyên nhân của nó, đề xuất các giải pháp bổ xung, điều chỉnh kế hoạch và cả những giải pháp theo dõi, chỉ đạo, hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch.
Báo cáo lên cấp trên; Báo cáo của cuộc giám sát cần được gửi đến các cơ quan quản lý, cơ quan có liên quan để có các biện pháp chung nhằm hỗ trợ cho người được giám sát và đơn vị của họ.
Thông báo kết quả giám sát cho đơn vị được giám sát:: Sau khi báo cáo cấp trên, bản báo cáo kết quả giám sát cần được gửi đến các đơn vị được giám sát. Nếu đã có những kết quả hỗ trợ sau giám sát (như điều chỉnh kế hoạch, bổ xung nguồn lực, giải quyết cơ chế…) cũng cần thông báo cho đơn vị biết.
Lưu trữ tài liệu: Báo cáo và các tài liệu liên quan đến cuộc giám sát cần được lưu trữ để tiếp tục chỉ đạo thực hiện và đồng thời sẽ là tài liệu tham khảo cần thiết khi đánh giá kết thúc kế hoạch hoạt động.
Xây dựng công cụ giám sát
Để đảm bảo một cuộc giám sát thành công, người giám sát phải chuẩn bị và xây dựng những công cụ giám sát phù hợp. Thường có mấy loại sau đây:
Các văn bản pháp quy, văn bản, tài liệu có liên quan đến công tác đào tạo như: kế hoạch đào tạo; mục tiêu, nội dung các khoá đào tạo; tài liệu dùng cho học viên, tài liệu cho giáo viên, phương pháp đào tạo, phương pháp đánh giá; quy trình tổ chức đào tạo; các nguồn lực; dự toán ngân sách … Trong khi tiến hành giám sát những tài liệu này chính là cơ sở để căn cứ vào đó người giám sát nhận xét, phân tích …
Các bộ câu hỏi để phỏng vấn, trao đổi với người được giám sát và những người có liên quan
Tuỳ theo mục tiêu và nội dung cụ thể của cuộc giám sát, trong khi thực hiện giám sát, người giám sát có thể phải phỏng vấn, họp, trao đổi với người được giám sát và những người liên quan.
Trong giai đoạn chuẩn bị cho cuộc giám sát, người giám sát cần chuẩn bị trước nội dung cho các cuộc phỏng vấn, cuộc họp hoặc cuộc trao đổi.
Nói chung các câu hỏi phỏng vấn, các nội dung trao đổi nên chuẩn bị dưới dạng “Mở”: Tìm hiểu vấn đề à Xác định nguyên nhân à Đề xuất hoặc thực hiện các giải pháp hỗ trợ
Các bảng kiểm để quan sát, nhận xét các hoạt động của người được giám sát
Khi thực hiện cuộc giám sát, giám sát viên không chỉ có trao đổi, phỏng vấn người được giám sát, mà quan trọng là cần phải quan sát trực tiếp người được giám sát trong khi họ làm việc, thực hành.
Để thực hiện việc quan sát một cách đầy đủ, chính xác, giám sát viên phải sử dụng các bảng kiểm trong quá trình quan sát. Vì vậy, trong giai đoạn chuẩn bị cho cuộc giám sát, giám sát viên phải chuẩn bị một số bảng kiểm theo nội dung của cuộc giám sát.
Các công cụ giám sát đóng một vai trò rất quan trọng trong các cuộc giám sát vì vậy để tiến hành một cuộc giám sát, giám sát viên phải chuẩn bị trước một số công cụ để sẵn sàng thực hiện khi phỏng vấn, trao đổi, thảo luận cũng như để quan sát các hoạt động đào tạo. Số lượng và loại hình của những công cụ này phụ thuộc vào mục tiêu, nôi dung của từng cuộc giám sát.
Lập kế hoạch giám sát
Cũng như bất kỳ một cuộc giám sát nào, trước khi tiến hành một cuộc giám sát đào tạo, những người được giao nhiệm vụ giám sát (giám sát viên) phải lập kế hoạch giám sát. Bản kế hoạch giám sát càng thật chi tiết, cụ thể thì cuộc giám sát càng thuận lợi, dễ dàng, tránh được những trục trặc, lúng túng cho cả hai phía giám sát viên và những người, những đơn vị được giám sát.
Dưới đây, giới thiệu một mẫu để biên soạn kế hoạch giám sát đào tạo.
MẪU GỢI Ý
BIÊN SOẠN KẾ HOẠCH GIÁM SÁT
Mục tiêu cuộc giám sát:
1.
2.
3.
Nội dung của đợt giám sát:
1.
2.
3.
Thời gian giám sát:
Thời gian chuẩn bị cho cuộc giám sát:
Thời gian giám sát tại đơn vị:
Thời gian viết báo cáo:
Địa điểm giám sát: Giám sát viên:
Nội dung, hoạt động, công cụ giám sát:
|
TT |
NỘI DUNG GIÁM SÁT |
HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT |
CÔNG CỤ GIÁM SÁT |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Kế hoạch giám sát tại đơn vị:
|
CÁC HOẠT ĐỘNG
|
THỜI GIAN |
ĐỊA ĐIỂM |
NHỮNG NGƯỜI LIÊN QUAN |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Những công việc chuẩn bị cho cuộc giám sát:
……………., ngày … tháng … năm 20…
NHÓM GIÁM SÁT
Viết báo cáo kết quả giám sát
Sau khi đã thực hiện cuộc giám sát theo kế hoạch và lịch trình, Giám sát viên bổ xung, hoàn thiện các thông tin, tập hợp toàn bộ hồ sơ và tài liệu của cuộc giám sát để soạn thảo báo cáo kết quả của cuộc giám sát.
Nội dung báo cáo kết quả giám sát là toàn bộ những hoạt động và nội dung giám sát đã thực hiện tại đơn vị. Dưới đây là một mẫu biên soạn báo cáo kết quả giám sát.
MẪU GỢI Ý BIÊN SOẠN
BÁO CÁO KẾT QUẢ GIÁM SÁT
Đơn vị được giám sát:
Thời gian giám sát:
Nội dung giám sát:
Phương pháp giám sát:
Giám sát viên:
1.
2.
3.
Danh sách những người được giám sát:
1.
2.
3.
Tóm tắt các hoạt động giám sát đã thực hiện tại đơn vị :
Kết quả giám sát
Nội dung 1:
Kết qủa thực hiện của đơn vị
Những khó khăn tồn tại
Nguyên nhân
Những giải pháp khắc phục cải thiện
Những giúp đỡ hỗ trợ của nhóm giám sát Nội dung 2:
Kết qủa thực hiện của đơn vị
Những khó khăn tồn tại
Nguyên nhân
Những giải pháp khắc phục cải thiện
Những giúp đỡ hỗ trợ của nhóm giám sát Nội dung 3:
Nhận xét chung:
Những cam kết của đơn vị với nhóm giám sát:
Những cam kết của nhóm giám sát với đơn vị:
Kết luận:
- NHÓM GIÁM SÁT TM. ĐƠN VỊ ĐƯỢC GIÁM SÁT
