Mục tiêu
Sau khi học xong học viên có khả năng:
Nêu được danh mục hồ sơ quản lý đào tạo liên tục tại bệnh viện.
Trình bày được yêu cầu quản lý hồ sơ đào tạo liên tục tại bệnh viện .
Nêu được một số ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và xây dựng CSDL đào tạo liên tục trong bệnh viện.
Lập được hệ thống quản lý hồ sơ đào tạo liên tục tại đơn vị đào tạo thuộc bệnh viện đang công tác.
Nội dung
Đại cương về quản lý hồ sơ đào tạo liên tục tại bệnh viện
Khái niệm:
Hồ sơ đào tạo liên tục (HS ĐTLT) là toàn bộ các văn bản, tài liệu, kế họach, chứng từ, báo cáo… liên quan đến công tác đào tạo liên tục do bệnh viên tiến hành.
Các văn bản này có thể do cơ quan quản lý cấp trên, lãnh đạo bệnh viện, lãnh đạo trung tâm đào tạo ban hành để chỉ đạo, quản lý công tác đào tạo; cũng có thể do giảng viên, người quản lý, giám sát lớp học, người cung cấp dịch vụ hậu cần cho các lớp đào tạo soạn thảo trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Theo quy định của thông tư 22/2013/TT-BYT về đào tạo liên tục, Trung tâm đào tạo hoặc bộ phận quản lý đào tạo liên tục (ở bệnh viện chưa thành lập trung tâm) có trách nhiệm tập hợp, quản lý, lưu giữ tất cả các loại văn bản, tài liệu của hồ sơ.
Do các tài liệu ra đời ở nhiều thời điểm khác nhau, số bản hạn chế, thiếu cán bộ chuyên trách…. nên nhìn chung việc thu thập, lưu giữ, bảo quản HS ĐTLT là một công việc khó khăn, phức tạp, cần thực hiện trong quá trình lâu dài, liên tục. Lãnh đạo bệnh viện cần lựa chọn người có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, thận trọng tỷ mỷ chu đáo để thực hiện công việc này; đồng thời có giao và phân công nhiệm vụ rõ ràng bằng văn bản.
Tầm quan trọng của việc lưu giữ, bảo quản :
Hồ sơ đào tạo liên tục ghi lại quá trình đào tạo của đơn vị, giúp cho việc khảo cứu tư liệu, triển khai các hoạt động quan trọng như:
Xây dựng, triển khai, điều chỉnh kế hoạch đào tạo.
Tổng kết đánh giá quá trình đào tạo, xây dựng, phát triển chiến lược đào tạo.
Phục vụ cho các đoàn kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm định chất lượng đào tạo.
Là cơ sở pháp lý khi xem xét, truy cứu trách nhiệm, giải trình các khiếu nại…
Như vậy hồ sơ đào tạo liên tục chứa những tài liệu vô cùng quan trọng, ghi chép lại diễn biến của quá trình đào tạo, những quyết định kịp thời, những tình huống xử lý cụ thế, là cơ sở pháp lý khi cần thiết, đồng thời chứng tỏ sự minh bạch, công sức, thành tích của tập thể, cá nhân đơn vị đối với công tác đào tạo liên tục nói riêng và hoạt động nói chung của toàn bệnh viện.
Trách nhiệm quản lý hồ sơ
Trong bộ máy quản lý đào tạo liên tục, lãnh đạo đơn vị đào tạo phải có văn bản phân công người có trách nhiệm quản lý hồ sơ; tránh tình trạng chỉ giaochung chung cho bộ phận quản lý mà không có tên người cụ thể. Văn bản phải quy định rõ trách nhiệm của cán bộ được phân công trong việc thu thập, lưu giữ, quản lý và bàn giao hồ sơ sao cho vừa tiện lợi trong việc sử dụng vừa có thể truy cứu, truy tìm được văn bản trong mọi trường hợp.
Phân loại hồ sơ
HS ĐTLT thường có nhiều loại, phức tạp nên cần có phân loại nhằm giúp cho việc tập hợp, quản lý, sử dụng dễ dàng hơn. Có nhiều cách phân loại:
Phân loại theo thời điểm ban hành: Theo thứ tự ngày, tháng, năm ban hành.
Phân loại theo tính chất hồ sơ: hồ sơ giáo viên, hồ sơ học viên, hồ sơ về tài chính, kế hoạch…
Phân loại theo hoạt động: Hoạt động đào tạo (từng lớp đào tạo); hoạt động xây dựng chương trình, tài liệu, hoạt động tập huấn giảng viên, cán bộ quản lý…
Thông thường, cần áp dụng tổng hợp nhiều cách phân loại để quản lý, và nên phân chia theo lĩnh vực:
Các văn bản pháp quy: Bao gồm các quyết định về tổ chức, nhân sự, phê duyệt kế hoạch, chương trình tài liệu, chứng chỉ….
Các hoạt động chuyên môn: Các hoạt động mở lớp đào tạo, hoạt động xây dựng chương trình, tài liệu, hoạt động tập huấn giảng viên….
Văn bản về tài chính….
Trong từng lĩnh vực lại tập hợp sắp xếp theo từng hoạt động nhỏ và theo thứ tự thời gian ban hành…
Thời hạn bảo quản hồ sơ
Không có quy định chung về thời gian bảo quản, lưu giữ cho mọi loại hồ sơ. Tuy nhiên thời gian bản quản lưu giữ cần đủ để đáp ứng yêu cầu chung về quản lý, về công tác lập kế hoạch, xây dựng phát triển đơn vị lâu dài. Vì vậy mỗi nhóm hồ sơ có thể có yêu cầu thời gian lưu giữ khác nhau. Trong một số hướng dẫn của các cấp quản lý (Bộ Y tế, Bộ Tài chính….) các hồ sơ về lớp học, khóa học yêu cầu tối thiểu 3 năm; hồ sơ tài chính yêu cầu tối thiểu 5 năm. Các hồ sơ về pháp lý, về quản lý chứng chỉ/ giấy chứng nhận… cần có thời gian lưu giữ lâu dài, vĩnh viễn.
Bàn giao, tiêu hủy hồ sơ
Nhiều loại tài liệu trong HSĐTLT cần có thời gian bảo quản lâu dài trong khi người quản lý có thể thay đổi theo nhu cầu công tác, nên cần có quy định về bàn giao, quy định rõ trách nhiệm cá nhân khi có thay đổi về nhân sự. Thủ trưởng đơn vị cần ban hành quy định cụ thể việc bàn giao, tiêu hủy hồ sơ và theo dõi việc thực hiện. Cần định kỳ kiểm tra công tác lưu trữ, tránh để thất lạc lâu mà không được phát hiện, không quy được trách nhiệm cho cá nhân cụ thể để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Hết thời hạn lưu giữ, cần có quyết định tiêu hủy hồ sơ và lập hội đồng tiêu hủy. Quyết định tiêu hủy cần ghi rõ tên, số hiệu văn bản, ngày tháng ban hành, người ký ban hành, trích yếu …Quyết định tiêu hủy hồ sơ và danh mục hồ sơ tiêu hủy, cần thông báo công khai.
Khi tiêu hủy hồ sơ cần lập biên bản ghi rõ tình trạng, số bản, người thực hiện, biện pháp thực hiện…..
Biên bản tiêu hủy hố sơ và quyết định tiêu hủy kèm theo danh mục hồ sơ tiêu hủy cần lưu trữ lâu dài
Danh mục hồ sơ quản lý đào tạo liên tục tại bệnh viên
Thông tư 22/2013 và các văn bản hướng dẫn quy định khá nhiều loại tài liệu trong HSĐTLT tại bệnh viện; có thể phân chia thành các nhóm sau đây:
Hồ sơ pháp lý :
Quyết định thành lập bệnh viện, thành lập đơn vị (trung tâm) đào tạo liên tục.
Quyết định về tổ chức, nhân sự của đơn vị đào tạo liên tục
Quyết định giao nhiệm vụ và mã số đào tạo liên tục cho bệnh viện
Kế hoạch đào tạo liên tục ( dài hạn và hàng năm) của bệnh viện
Quyết định thành lập các Hội đồng thẩm định chương trình, tài liệu đào tạo liên tục
Quyết định ban hành chương trình, tài liệu đào tạo liên tục
Quyết định ban hành, quản lý chứng chỉ/ Giấy chứng nhận đào tạo liên tục của bệnh viện
Văn bản hợp tác chuyên môn và đào tạo của bệnh viện với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước
Các văn bản pháp lý khác
Hồ sơ đề nghị cấp mã số đào tạo liên tục gồm:
Thông tư 22 quy định danh mục hồ sơ cấp mã đào tạo liên tục gồm 6 tài liệu sau:
Bản thuyết minh về năng lực chuyên môn của bệnh viện;
Chương trình đào tạo;
Tài liệu dạy – học tương ứng với chương trình đào tạo;
Danh sách và lý lịch tóm tắt (trích ngang) giảng viên, phù hợp về cơ cấu và trình độ;
Phương án tổ chức và quản lý đào tạo liên tục, trong đó chỉ rõ tên của lãnh đạo phụ trách, cán bộ chuyên trách và các hội đồng;
Bản thuyết minh cơ sở vật chất, cơ sở thực hành, trang thiết bị phục vụ đào tạo liên tục.
Hồ sơ quản lý lớp học gồm:
Kế hoạch mở lớp, được lãnh đạo đơn vị phê duyệt
Chương trình, tài liệu đào tạo sử dụng cho lớp học
Giấy triệu tập, thông báo tuyển sinh
Danh sách học viên
Danh sách giảng viên, trợ giảng
Kết quả học tập (điểm kiểm tra, thi) có chữ ký, xác nhận của giảng viên
Danh sách học viên được cấp chứng chỉ
Báo cáo về thu chi tài chính lớp học (bản sao hoặc tóm tắt)
Báo cáo tổng kết lớp
Các văn bản khác: Biên bản giám sát, phản hồi của học viên….
Hồ sơ về quản lý chất lượng đào tạo
Quy định về tiêu chuẩn chất lượng
Văn bản quy định về tổ chức nhân sự, hệ thống đảm bảo chất lượng – Các văn bản về kiểm định chất lượng: Kế hoạch, quyết định thành lập đoàn/ tổ kiểm định và biên bản làm việc, báo cáo kết quả, kết luận của các đoàn/ tổ kiểm định chất lượng
Chứng nhận chất lượng đơn vị đào tạo liên tục
Văn bản về giám sát, ghi nhận ý kiến phản hồi và kiến nghị giải quyết
Các văn bản khác liên quan
Hồ sơ về quản lý tài chính
Các văn bản quy định về chế độ thu chi trong đào tạo liên tục ở bệnh viện: nghị định, thông tư, văn bản hướng dẫn.
Quy chế chi tiêu nội bộ
Chứng từ thu chi, giải ngân
Các hợp đồng đào tạo, xây dựng chương trình, tài liệu
Quyết toán các hoạt động
Văn bản khác
Yêu cầu về quản lý hồ sơ đào tạo liên tục tại bệnh viện
Việc quản lý hồ sơ khá phức tạp và không có quy trình nào có thể áp dựng cho tất cả các loại hồ sơ. Tuy vậy có thể có những bước cơ bản sau đây:
Thu thập tài liệu
Phân loại
Lập các file lưu trữ
Rút hồ sơ, cho “mượn”
Bàn giao hồ sơ
Thu thập tài liệu, văn bản:
Các văn bản cần thu thập gồm:
Những văn bản ban hành từ trước khi thành lập bộ phận đào tạo: Quyết định thành lập bệnh viện, các thông tư chỉ thị, công văn hướng dẫn của các Bộ ngành, kế hoạch trung hạn, dài hạn của đơn vị…. có liên quan đến công tác đào tạo liên tục.
Các văn bản ban hành trong quá trình đào tạo như chương trình, tài liệu, hồ sơ giáo viên, học viên, văn bằng chứng chỉ, văn bản về tài chính.
Phân loại văn bản
Có thể thực hiện phân loại theo các hướng dẫn ở mục I, II hoặc theo quy định riêng của đơn vị sao cho đầy đủ, tránh thất lạc và thuận tiện khi sử dụng.
Lập các file lưu trữ :
Căn cứ phân loại để lập các file với số lượng file đủ để quản lý. Nếu quá nhiều file sẽ tốn diện tích bảo quản và khó khăn cho việc sử dụng. Có thể lập thành 2 hệ thống: Hồ sơ “đến” và Hồ sơ “đi”; trong mỗi hệ thống lại gồm các nhóm tài liệu như văn bản pháp quy/ văn bản quy phạm pháp luật, công văn, thư từ…
Cũng có thể lập file theo công việc: Từng khóa đào tạo, đợt kiểm định chất lượng, xây dựng chương trình, tài liệu…
Tuy nhiên người quản lý cần nhất quán việc phân loại và thực hiện, tuân thủ tính logic trong việc phân loại, lưu giữ, quản lý.
Tài liệu trong các file nên được mã hóa và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng để dễ tìm kiểm. Hết năm nên đóng file và lập file mới.
Các file được sắp xếp theo thứ tự do người quản lý tự quy theo nguyên tắc dễ tìm kiếm và tránh thất lạc.
Nên điện tử hóa danh mục các file hồ sơ theo mã hóa để tiện tra cứu, tìm kiếm.
Rút hồ sơ, cho “mượn” tài liệu
Về nguyên tắc, không được rút các bản gốc khỏi hồ sơ lưu trữ; người quản lý hồ sơ chỉ cung cấp bản photo hoặc bản sao hợp lệ (trừ trường hợp đặc biệt phục vụ thanh tra, kiểm tra và có yêu cầu của lãnh đạo bệnh viện). Trường hợp rút bản gốc, cần có biên bản giao nhận, ghi rõ lý do, thời gian rút, tình trạng văn bản khi rút … có chữ ký của 2 bên.
Hết thời hạn cho muợn, hồ sơ phải được hoàn lại nguyên trạng, nhập lại đúng file, đúng vị trí.
Trường hợp thất lạc, rách nát phải lập biên bản và báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đơn vị để có biện pháp khôi phục, xử lý.
Bàn giao, tiêu hủy hồ sơ:
Khi người quản lý đi vắng, chuyển đổi công tác, lãnh đạo bệnh viện cần cử ngay người người thay thế, tiếp quản bàn giao. Người quản lý hồ sơ không được tự ý bỏ nhiệm vụ khi chưa có người tiếp quản.
Cần có sự bàn giao tỷ mỷ hồ sơ giữa người đang quản lý và người mới đến nhận bàn giao về số lượng file, cách bố trí sắp xếp, tình trạng hồ sơ….
Việc bàn giao tiến hành trên thực tế và trên văn bản
Chỉ khi nào người mới đến nắm vững hệ thống hồ sơ và ký vào biên bản, người quản lý cũ mới được rời bỏ công việc; nhưng vẫn phải sẵn hỗ trợ giúp đỡ, trả lời mọi câu hỏi khi được yêu cầu.
Việc tiêu hủy hồ sơ thực hiện theo đúng các yêu cầu đã nêu
Xây dựng các quy trình thực hiện quản lý hồ sơ.
Phương pháp khoa học nhất được áp dụng hiện nay trong việc quản lý hồ sơ là xây dựng, ban hành hệ thống các SOP ( SOP là chữ viết tắt tiếng Anh Standard Operating Procedure- tạm dịch là quy trình chuẩn) là các thao tác chuẩn cần thực hiện được sắp xếp theo thứ tự logic; sao cho bất kể người nào làm công việc đó cũng tuân thủ như nhau. Trong công việc người ta lập ra một hệ thống các SOP nhằm tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhất quán, hiệu suất cao. SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực bao gồm cả các công việc về hành chính.
Để xây dựng các SOP, cần liệt kê đủ các thao tác cần thực hiện một cách ngắn gọn, sắp xếp theo logic; sau đó mọi người liên quan cùng thảo luận đi đến thống nhất, cùng thừa nhận và viết ra thành văn bản. SOP sau đó được phê duyệt và được để ở nơi thích hợp, thuận tiện để mọi người dễ theo dõi, làm theo
Người đứng đầu bộ phận phê duyệt ban hành SOP. Hàng năm hay sau mỗi giai đoạn SOP được bổ sung cập nhật
SOP đơn giản nhất thường được nêu làm ví dụ là SOP “pha trà” với các thao tác cần thiết bắt buộc là : Tráng ấm bằng nước sôi, cho trà vào ấm; tráng trà nhanh bằng nước sôi trong 3 giây rồi loại bỏ hết nước tráng; thêm nước sôi vào ấm, để 5 phút, rót đều ra các chén….
Đối với việc quản lý hồ sơ đào tạo liên tục, rất nên viết và ban hành SOP cho mỗi công việc để mọi người có liên quan cùng thống nhất thực hiện.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ đào tạo liên tục
Ngày nay, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi, có thể làm giảm nhẹ nhiều khâu trong quản lý hồ sơ
Những công việc có thể tin học hóa:
Lập danh mục hố sơ theo nhóm quản lý
Danh sách giảng viên, học viên
Quản lý chứng chỉ
Quản lý học viên sau tốt nghiệp
Quản lý chương trình tài liệu
Thông báo tuyển sinh, đăng ký học tập online
Quản lý đào tạo từ xa ( E- lerning)
Xây dựng cơ sở dữ liệu (csdl)
Khái niệm và lợi ích
Khái niệm: cơ sở dữ liệu là hệ thống các thông tin, số liệu, tư liệu được tập hợp theo một bố cục nhất định và được trình bày trên website để mọi người có thể chia sẻ, sử dụng
Lợi ích: ngoài việc làm nhẹ nhàng, thuận lợi cho công tác quản lý như đã nêu ở mục 1, cơ sở dữ liệu còn mang lại lợi ích đặc biệt quan trọng do được chia sẻ nguồn thông tin kết nối từ các cơ sở đào tạo khác nhau cũng như việc tiếp nhận phản hồi từ học viên sau khóa học và cập nhật thông tin từ các nhà quản lý.
Các cơ sở đào tạo của các bệnh viện có thể tham khảo, sử dụng các chương trình tài liệu từ cơ sở bạn cũng như học tập các kinh nghiệm về quản lý, tổ chức đào tạo, thông tin về đội ngũ giảng viên thông qua cơ sở dữ liệu.
Các cơ sở đào tạo của các bệnh viện còn có thẻ hợp tác trong việc tổ chức các khóa đào tạo qua hệ thống e-lerning.
Qua thông tin từ nguồn cơ sở dữ liệu, học viên có thể lựa chọn các khóa học, các cơ sở đào tạo chất lượng hơn ở các bệnh viện khác trong cả nước, có thể trao đổi với cơ sở đào đăng ký dự học từ xa trong khi vẫn tham đầy đủ công việc ở cơ quan, đơn vị công tác.
Có thể nói rất nhiều lợi ích lớn lao có được thông qua việc khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu về đào tạo liên tục tại các bệnh viện.
Tổ chức và khai thác
Tổ chức cơ sở dữ liệu Các thông tin thu được cần sàng lọc, chỉnh lý đảm bảo tính chính xác. Sau đó được trình bày trên một trang web sao cho tịên tra cứu và dễ tìm kiếm.
Định kỳ cần tổ chức rà soát, bổ sung, cập nhật thông tin: Các chương trình, tài liệu mới ban hành, các quyệt định thay đổi tổ chức nhân sự…
Khai thác cơ sở dữ liệu: Trang web cơ sở dữ liệu của mỗi bệnh viện có thể đưa lên mạng internet để phổ biến chia sẻ thông tin rộng rãi.
Hướng dẫn về bài tập ứng dụng
Bài tập: Học viên xây dựng hồ sơ quản lý đào tạo liên tục ở bệnh viên
Hướng dẫn:
Giảng viên nên định hướng vào một công việc cụ thể học viên phải thực hiện sau khi học xong chương trình này; có thể đã được đơn vị triển khai, học viên đã tham gia nhưng chưa đầy đủ, hoặc chưa được tham gia để giao chủ đề thực hàng cho học viên. Trong phạm vi bài học này yêu cầu học viên lập được một nhóm hồ sơ quản lý đào tạo liên tục tại bệnh viên. Bài học đã nêu ra 5 nhóm hố sơ. Có thể chia (ngẫu nhiên) học viên thành 5 nhóm và bốc thăm để chọn tên nhóm hồ sơ
Học viên xem lại toàn bộ phần lý thuyết, ôn lại kiến thức về phân khái niệm, phân loại, hồ sơ, về yêu cầu trong quản lý Trên cơ sở đó thực hiện lập danh mục hồ sơ, xây dựng các mẫu biểu, quy trình quản lý thực hiện các công việc cụ thể (SOP)
Nhóm trình bày và thảo luận tập thể
Giảng viên nhận xét đánh giá
Câu hỏi lượng giá
Câu 1. Lưu trữ Hồ sơ tài liệu về ĐTLT có cần thiết không? Nêu một vài trường hợp cụ thể ?
Câu 2. Tại sao phải có quy định bàn giao hồ sơ ĐTLT?
Câu 3. XD CSDL về ĐTLT có lợi ích gì Câu 4. Anh chi cho biết tóm tắt việc lưu trữ HSĐTLT ở bệnh viện nơi anh chi công tác được thực hiện như thế nào ?
Câu 5. Kể tên 5 nhóm hồ sơ quản lý đào tạo liên tục thường có tại bệnh viện
a.
b.
c.
d.
e.
Câu 6. Phân tích 5 khâu chính trong quy trình quản lý hồ sơ đào tạo liên tục tại BV
Câu 7. Nêu 6 tài liệu cần có trong hồ sơ cấp mã đào tạo liên tục theo Thông tư 22/2013/TT-BYT
Câu 8. Bổ sung cho đủ tên 6 tài liệu còn thiếu cần có trong hồ sơ quản lý lớp học
Câu 9. Nêu và phân tích tóm tắt lợi ích của việc tin học hóa quản lý đào tạo liên tục và của việc xây dựng CSDL
Câu 10. Sau khóa học, anh chị có dự định gì để cải tiến công tác quản lý hồ sơ đào tạo liên tục ở đơn vị mình
